Du cahier des charges aux spécifications système
De la conformité TSI et des preuves CENELEC à la coordination des fournisseurs : les cinq phases du traitement d’un cahier des charges, ReqIF en pratique, les goulots d’étranglement typiques et les domaines où la numérisation fait la plus grande différence.
Introduction
Toute entreprise qui soumet une offre dans l’industrie ferroviaire européenne doit traduire un cahier des charges en dossier de conformité. Cela peut sembler relever de la gestion documentaire. En pratique, des dizaines d’experts coordonnent des milliers d’exigences individuelles avec des centaines de références normatives, et de nombreuses entreprises le font encore dans Excel et Word.
Le seul marché européen du matériel roulant pèse, selon l’ étude UNIFE World Rail Market Study 2024 EUR 63,3 milliards, avec une croissance annuelle de 7,3 % en Europe occidentale. Les quatre plus grands constructeurs européens détiennent, selon une étude du Parlement européen (2023) plus de 70 % de parts de marché. Pour être compétitif sur ce marché, il faut pouvoir répondre aux cahiers des charges rapidement, intégralement et conformément aux normes. Le processus qui y mène est le sujet de cet article.
Nous verrons pourquoi l’industrie ferroviaire est particulièrement exigeante, quelles sont les cinq phases du processus, où se situent les blocages habituels et ce que les outils numériques peuvent changer.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges (en anglais : requirements specification ou tender specification) décrit l’ensemble des exigences qu’un donneur d’ordre impose à un système à livrer. Dans l’industrie ferroviaire, il est élaboré par le commanditaire — une entreprise de transport ou un gestionnaire d’infrastructure — puis envoyé à des fournisseurs potentiels.
Selon l’ampleur du projet, un cahier des charges contient de quelques centaines à plusieurs milliers d’exigences individuelles. Dans l’industrie ferroviaire, sa structure suit souvent les catégories LH (LH1 à LH8), qui couvrent différents sous-systèmes : structure du véhicule, technologie de traction, systèmes de freinage, aménagement intérieur, information voyageurs et autres.
Chaque exigence contient généralement un identifiant unique, le texte de l’exigence lui-même, des références normatives (TSI, DIN EN, ISO) et un niveau d’obligation (doit, devrait, peut). Le guide VDB sur la gestion des exigences recommande l’échange électronique au format ReqIF (Requirements Interchange Format), afin d’éviter les comparaisons manuelles entre versions de documents.
Le calendrier ne doit pas être sous-estimé : selon l’ étude du Parlement européen en Allemagne, il s’écoule généralement 7 à 8 ans entre l’appel à la concurrence et la production en série, et au minimum 6 ans à compter de la signature du contrat. La phase du dossier de conformité se situe au début de cette chaîne et détermine si un fournisseur entre seulement dans la sélection finale.
Pourquoi l’industrie ferroviaire est particulièrement exigeante
Les cahiers des charges existent dans tous les secteurs. Ce qui distingue l’industrie ferroviaire, c’est la combinaison de profondeur réglementaire, de diversité normative et d’étendue de la chaîne d’approvisionnement.
Complexité des STI
Un véhicule ferroviaire doit satisfaire simultanément plusieurs spécifications techniques d’interopérabilité (STI) de l’UE. L’ERA définit 11 STI différentes. Au moins trois sont directement pertinentes pour les véhicules : LOC&PAS (locomotives et matériel roulant destiné au transport de passagers), Noise (émissions sonores) et PRM (accessibilité). Selon le type de véhicule, CCS (commande-contrôle et signalisation), SRT (sécurité dans les tunnels ferroviaires) et d’autres s’y ajoutent.
Chaque STI est un règlement de l’UE et donc directement applicable. Lorsque les STI laissent des points ouverts, des règles techniques nationales (NNTR) s’appliquent également. Dans les projets transfrontaliers, les soumissionnaires doivent satisfaire simultanément les STI et les NNTR de plusieurs pays. La conformité est contrôlée par un organisme notifié (NoBo) et un organisme désigné (DeBo).
CENELEC EN 5012x : RAMS, logiciel, dossier de sécurité
Au-delà des STI, le marché exige la démonstration de la sécurité fonctionnelle conformément aux normes CENELEC. Les trois normes centrales sont les suivantes :
- EN 50126 définit le cycle de vie RAMS (Reliability, Availability, Maintainability, Safety) en 12 phases. Les soumissionnaires doivent fournir pour leur système des objectifs RAMS, des analyses de risques (FMEA, FTA) et un dossier de sécurité.
- EN 50716 a réuni depuis octobre 2023 les précédentes EN 50128 (signalisation) et EN 50657 (logiciel embarqué) en une norme unique. Nouveauté : des règles explicites pour le développement itératif, les composants d’IA/ML et la cybersécurité.
- EN 50129 définit la structure du dossier de sécurité et les preuves de sûreté matérielle. Pour la mise en service dans l’UE, l’évaluation par un évaluateur indépendant de la sécurité (ISA) est obligatoire.
Toutes ces preuves alimentent le dossier de conformité. Un soumissionnaire dont la documentation RAMS présente des lacunes sera pénalisé lors de l’évaluation, quelle que soit la qualité technique de son véhicule.
La chaîne d’approvisionnement multiplie la complexité
Aucun OEM ne construit seul un véhicule ferroviaire. Selon sa propre page fournisseurs Alstom travaille avec plus de 21 000 fournisseurs dans 83 pays. Les achats représentent 60 % de son chiffre d’affaires annuel. Chacun de ces fournisseurs reçoit un cahier des charges partiel pour sa part du périmètre et doit répondre avec son propre dossier de conformité. Un fabricant de systèmes de freinage reçoit les exigences de freinage, un fournisseur HVAC les exigences de climatisation, un fabricant de sièges celles de l’aménagement intérieur.
Cela signifie que l’OEM doit non seulement rédiger son propre dossier de conformité, mais aussi transmettre les exigences de manière cohérente aux fournisseurs de sous-systèmes et consolider leurs réponses. Si le fabricant de freins évalue une exigence comme OKB et que l’OEM la déclare OK au client, une incohérence apparaît et sera relevée lors de l’examen.
Le contrat de 15 milliards d’EUR pour le S-Bahn de Berlin a été attribué à un consortium composé de DB, Siemens et Stadler. 1 400 nouvelles voitures, appel d’offres en cours depuis 2020, attribution seulement en 2025. Alstom a contesté la procédure. Ces structures de consortium montrent combien de parties peuvent être impliquées dans le traitement des exigences.
Les 5 phases du traitement
Le processus peut être divisé en cinq phases. En pratique, elles se chevauchent et varient selon les entreprises, mais le schéma de base est similaire chez la plupart des fournisseurs.
Le cahier des charges est importé et décomposé en exigences individuelles. La structure, les identifiants et les références normatives sont extraits. Lors des révisions, les changements par rapport à la version précédente doivent être identifiés. Idéalement, l’échange se fait au format ReqIF, pris en charge par des outils tels qu’IBM DOORS, Siemens Polarion et Eclipse RMF.
Chaque exigence est évaluée : OK (entièrement réalisable), OKB (réalisable sous conditions), NOK (non réalisable), OKM (réalisable avec modification) ou R (question au donneur d’ordre). OKB est souvent le cas le plus difficile, car la condition doit être formulée de façon précise, mesurable et acceptable pour le client.
Les exigences sont attribuées aux départements spécialisés responsables : traction, systèmes de freinage, électricité, RAMS, aménagement intérieur. Selon l’ampleur du projet, 10 à 30 équipes de sous-systèmes participent. Les mauvaises attributions font perdre du temps et créent des lacunes.
Les experts formulent des réponses conformes aux normes avec des références de preuve. Les conditions, propositions alternatives et questions sont documentées. Chaque réponse doit pouvoir renvoyer à des documents sources : rapports d’essais, documents d’homologation, fiches techniques fabricant, preuves RAMS.
Les réponses individuelles sont regroupées dans le dossier de conformité et exportées comme document global ainsi que comme cahiers des charges partiels par sous-système, dans le format exigé par le client, avec une traçabilité complète de l’exigence à la preuve.
ReqIF en pratique
Le Requirements Interchange Format (ReqIF) est une norme ouverte de l’OMG (version 1.2 actuelle) permettant l’échange sans perte de données d’exigences entre différents outils. Développé à l’origine en 2004 par l’ initiative des constructeurs Software (HIS) de l’industrie automobile allemande, ReqIF est maintenu par l’OMG depuis 2011.
En théorie, ReqIF résout le problème de l’échange d’exigences entre donneur d’ordre et soumissionnaire. En pratique, des problèmes d’interopérabilité sont documentés : lors de l’ import d’un ReqIF Polarion dans IBM DOORS tous les objets sont marqués comme verrouillés. Les anciennes versions de DOORS implémentaient RIF 1.0, tandis que Polarion utilisait RIF 1.1a, ce qui a conduit à des erreurs d’importation silencieuses . Les extensions spécifiques aux fournisseurs, l’absence de filtrage d’attributs et les incompatibilités de versions restent des sujets d’actualité.
Le taux d’adoption était estimé à 30 % en 2020. Dans l’industrie ferroviaire, il est inférieur à celui de l’industrie automobile. L’ article de CONTACT Software constatait en 2014 que la plupart des constructeurs ne pouvaient pas encore fournir leurs spécifications au format correct. La situation s’est améliorée depuis, mais de nombreux petits fournisseurs échangent encore les exigences via Excel.
Défis typiques
Sur les grands projets ferroviaires, le traitement d’un cahier des charges s’étend sur des semaines, voire des mois. Les problèmes qui surviennent sont connus de tout secteur pratiquant des appels d’offres importants. Dans le ferroviaire, ils sont plus prononcés car les volumes d’exigences, le nombre d’équipes impliquées et la profondeur réglementaire y sont plus élevés.
Le nombre d’exigences qui doivent être commentées lors du traitement d’un cahier des charges a au moins décuplé au cours des dix dernières années.
– Responsable d’un fabricant de systèmes de freinage, blog CONTACT Software (2014)Source : CONTACT Software, Du train omnibus à la gestion des exigences
Le même article cite d’autres causes : les normes nationales de différents pays se contredisent, les parties prenantes internationales interprètent les normes différemment, et les appels d’offres multiples d’un même donneur d’ordre conduisent à des spécifications différentes d’un lot à l’autre. À cela s’ajoute le fait que les documents d’exigences sont passés d’un CD à un DVD, simplement pour contenir le volume d’un seul appel d’offres.
Les chiffres intersectoriels confirment ce constat. Le Loopio 2025 RFP Response Trends Report (plus de 1 500 équipes de proposition, tous secteurs) indique que 48 % des équipes signalent des difficultés de collaboration avec les experts métier, et que 39 % ont des difficultés à trouver à temps des réponses précises aux questions techniques. Il n’existe pas d’étude comparable pour l’industrie ferroviaire, mais compte tenu du plus grand nombre d’équipes de sous-systèmes impliquées, le taux réel devrait être plus élevé.
La qualité des spécifications comme goulot d’étranglement
Le problème commence souvent dans le cahier des charges lui-même. Prover Technology identifie trois problèmes principaux dans les spécifications en phase d’appel d’offres : elles sont incomplètes, incohérentes et erronées. Les erreurs non détectées à ce stade se propagent tout au long du cycle de vie du projet et deviennent plus coûteuses à corriger à chaque phase.
Ce que doit contenir un dossier de conformité
Le dossier de conformité (Compliance Document ou Technical Offer) constitue la réponse officielle au cahier des charges. Il documente, pour chaque exigence, si et comment le fournisseur y répond. Un dossier de conformité professionnel contient :
- Couverture complète des exigences : chaque exigence du cahier des charges est traitée, aucune n’est omise
- Classification justifiée : OK, OKB, NOK, OKM ou R avec une explication concrète (plus d’informations dans l’analyse approfondie de la classification)
- Références de preuve : renvoi à des documents sources tels que rapports d’essais, documents d’homologation, preuves RAMS ou fiches techniques fabricant
- Conformité normative : rattachement aux normes pertinentes (STI, DIN EN, ISO, CENELEC EN 50126/50716/50129)
- Conditions et propositions alternatives : formulation claire pour OKB et OKM
- Cahiers des charges partiels : ventilation par sous-système pour le traitement interne et la transmission aux fournisseurs
La norme EuroSpec de gestion des exigences définit en outre six domaines clés : caractéristiques des exigences, syntaxe, attributs, traçabilité, validation/vérification et échange de données. Cette structure offre une bonne orientation pour l’assurance qualité des dossiers de conformité.
La différence entre de bons et de mauvais dossiers de conformité
La qualité d’un dossier de conformité décide souvent de l’attribution ou de l’exclusion. Dans les procédures d’achat réglementées, par exemple auprès de l’ ESA ou dans le droit des marchés publics, les écarts entre les déclarations de conformité et l’offre réelle peuvent entraîner des pénalités importantes ou une exclusion. Les priorités UNIFE 2024–2029 recommandent l’application du principe MEAT (Most Economically Advantageous Tenders), avec prise en compte du coût du cycle de vie. En pratique, cela signifie que le donneur d’ordre évalue à partir de la matrice de conformité et que les lacunes ou incohérences sont pénalisées.
Comment la numérisation et l’IA transforment le processus
La numérisation se déroule en deux étapes. D’abord le passage d’Excel et Word à des systèmes fondés sur des bases de données. Ensuite, sur cette base, l’assistance par IA.
Étape 1 : les systèmes fondés sur des bases de données
Les outils établis dans le secteur ferroviaire sont IBM DOORS (standard de facto depuis des décennies dans les secteurs réglementés), Siemens Polarion (avec prise en charge native de ReqIF) et Reqtify de Dassault Systèmes (surcouche de traçabilité avec plus de 100 interfaces). De nombreuses entreprises ferroviaires ont déjà franchi cette étape ou sont en train de le faire.
Un exemple concret : Rail Projects Victoria (Melbourne) a choisi DOORS Next comme solution SaaS pour le projet Metro Tunnel afin de gérer centralement les exigences sur plusieurs intervenants du projet. Deutsche Bahn n’a introduit un système de gestion des exigences fondé sur une base de données que vers 2012/2013, comme le article de CONTACT Software le documente.
Étape 2 : l’assistance par IA
Selon le Loopio 2025 RFP Response Trends Report 68 % des équipes de proposition utilisent déjà l’IA générative, tous secteurs confondus, soit le double des 34 % de 2023. Dans l’industrie ferroviaire, cette transformation reste encore largement à venir.
Le niveau d’automatisation possible dépend de la phase :
Capture des exigences : analyse automatique, structuration et détection des différences entre révisions. Le guide VDB recommande pour cela le format ReqIF, qui permet un marquage automatique des changements.
Classification : comparaison des exigences avec les documents internes, les normes et les réponses de projets antérieurs. C’est là que le potentiel est le plus important, mais la qualité dépend entièrement de la base de connaissances interne et la décision finale reste celle de l’expert métier.
Routage vers les experts : attribution automatique sur la base du sujet, de la catégorie LH et de la référence normative. Des plateformes telles que Tendric s’appuient ici sur un routage fondé sur des règles pour réduire les mauvaises attributions.
Réponse : génération de propositions de réponse à partir de la base de connaissances. Selon Bidara le taux de réutilisation de contenu est de 66 % tous secteurs confondus, un potentiel que de nombreuses entreprises n’exploitent pas faute d’une base de connaissances consultable.
Export : formatage automatisé et génération de cahiers des charges partiels par sous-système et fournisseur.
Depuis octobre 2023, l’ EN 50716 remplace les précédentes EN 50128 et EN 50657. Cette nouvelle norme autorise pour la première fois le développement itératif (Agile/Scrum), contient des règles pour les composants d’IA/ML et exige l’intégration de la cybersécurité selon la CENELEC TS 50701. Pour les responsables d’offres, cela signifie que les références normatives dans les anciens modèles de dossiers de conformité doivent être mises à jour.
Selon Verified Market Reports le marché des logiciels de gestion des appels d’offres atteindra 3,5 milliards USD d’ici 2033 (CAGR 9,8 %). Dans le ferroviaire, des outils établis comme IBM DOORS et Siemens Polarion sont répandus, mais les solutions spécialisées couvrant tout le parcours du cahier des charges au dossier de conformité, comme Tendric, restent rares.
Conclusion et prochaines étapes
Plus le cahier des charges est volumineux, plus un processus structuré est rentable. Avec des centaines ou milliers d’exigences, 11 STI, des preuves CENELEC et une chaîne d’approvisionnement comptant des dizaines de fournisseurs de sous-systèmes, la différence entre un travail fondé sur des documents et un travail soutenu par une base de données devient décisive.
Le niveau de maturité peut être réparti grossièrement en quatre niveaux :
- Excel et Word (fondés sur les documents, sans traçabilité)
- Système fondé sur une base de données (DOORS, Polarion) avec gestion centralisée des exigences
- Plateforme intégrée avec échange ReqIF, routage vers les experts et export de cahiers des charges partiels
- Classification et génération de réponses assistées par IA à partir d’une base de connaissances interne
Les entreprises encore au niveau 1 ne devraient pas tenter de passer directement au niveau 4. La première étape la plus évidente est un système central dans lequel exigences, classifications, références de sources et réponses sont reliées et traçables. Des outils tels que Tendric représentent précisément cette structure. Sans de telles données structurées, l’assistance par IA n’a aucune base.
- Spécificités ferroviaires : plusieurs STI, preuves CENELEC EN 5012x et règles nationales (NNTR) par projet
- Le processus comprend 5 phases, de la capture à l’export, qui se déroulent souvent en parallèle en pratique
- Des OEM tels qu’Alstom coordonnent plus de 21 000 fournisseurs, qui doivent chacun répondre à leurs propres cahiers des charges partiels
- ReqIF résout théoriquement l’échange, mais présente des problèmes d’interopérabilité documentés entre les outils
- Depuis octobre 2023, EN 50716 remplace les anciennes EN 50128/50657 et introduit des règles sur l’IA/ML et la cybersécurité
- Progression de maturité : Excel → base de données → plateforme intégrée → assistance par IA
Das tendric-Team entwickelt KI-gestützte Werkzeuge für die Ausschreibungsbearbeitung in der Industrie. Wir schreiben über Best Practices, Branchentrends und die Zukunft des Angebotsmanagements.