Anforderungsklassifizierung: Was OK, OKB, NOK, OKM und R wirklich bedeuten

Einleitung

Im August 2024 vergab die VBB den S-Bahn-Auftrag für Berlin im Wert von über EUR 1,5 Milliarden. Die Lastenhefte umfassten tausende Einzelanforderungen, von Crashnormen über Klimazonen bis zur Barrierefreiheit. Für jeden einzelnen Punkt musste jeder Bieter eine Aussage treffen: Können wir das? Unter welchen Bedingungen? Mit welchem Nachweis?

Diese Aussage ist die Klassifizierung. Klingt nach einer einfachen Spalte in Excel. Ist aber das Fundament jeder Angebotsantwort. Zu optimistisch klassifiziert? Das führt zu Nachverhandlungen. Zu pauschal? Im schlimmsten Fall zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Die ESA-Beschaffungsrichtlinien formulieren es deutlich: Diskrepanzen zwischen Compliance-Aussagen und dem tatsächlichen Angebot führen zu Abwertungen. Dasselbe Prinzip gilt im öffentlichen Vergaberecht der Bahnindustrie.

Trotzdem wird die Klassifizierung in vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelt: als Spalte, die unter Zeitdruck befüllt wird. Dieser Artikel erklärt das 5-Stufen-Modell im Detail, ordnet es in internationale Standards ein und zeigt die häufigsten Fehler samt konkreter Gegenmaßnahmen.

Wo die Klassifizierung im Angebotsprozess steht

Die Klassifizierung passiert nicht in einem Vakuum. Sie sitzt genau zwischen Anforderungsanalyse und Angebotsantwort. Der VDB-Leitfaden Anforderungsmanagement beschreibt einen strukturierten Prozess, in dem die Klassifizierung Lastenheft und Pflichtenheft verbindet. Das Ergebnis ist eine Compliance Matrix: eine tabellarische Gegenüberstellung jeder Anforderung mit der Antwort des Bieters.

Das 5-Stufen-Modell im Überblick

Der internationale Standard für Tender-Compliance kennt drei Stufen: Compliant, Partially Compliant und Non-Compliant, so definiert es etwa die ESA in ihren Beschaffungsrichtlinien. In der industriellen Praxis, insbesondere in der Bahn- und Fahrzeugtechnik, hat sich ein differenzierteres 5-Stufen-Modell etabliert. Es liefert mehr Information und erlaubt eine präzisere Kommunikation mit dem Auftraggeber.

Das Modell ergänzt die binäre Compliant/Non-Compliant-Unterscheidung um drei Zwischenstufen, die in der Praxis den weitaus größten Teil der Anforderungen abdecken. Denn die Realität ist selten schwarz-weiß: Ein Fahrzeug, das eine Anforderung „fast" erfüllt, braucht eine andere Antwort als eines, das sie gar nicht erfüllen kann.

OK: Vollständig erfüllbar

Die Anforderung kann ohne Einschränkung erfüllt werden. Klingt einfach, erfordert aber den stärksten Nachweis: Es muss ein konkretes Quelldokument existieren, das die Erfüllung belegt. Die INCOSE Guide to Writing Requirements nennt Verifizierbarkeit als Kerneigenschaft jeder Anforderung. Dasselbe gilt für die Antwort. Ein OK ohne Nachweis ist wertlos.

Der Nachweis richtet sich dabei nach den vier Verifikationsmethoden, die sowohl ISO/IEC/IEEE 29148 als auch die CENELEC EN 50126 definieren: Test (physische Prüfung), Analyse (Berechnung oder Simulation), Inspektion (visuelle Prüfung) und Demonstration (funktionaler Nachweis). Welche Methode für welche Anforderung gilt, muss schon in der Nachweisplanung festgelegt werden.

OKB: Erfüllbar mit Bedingung

Die Anforderung ist grundsätzlich erfüllbar, aber unter bestimmten Bedingungen, die der Auftraggeber akzeptieren oder ermöglichen muss. OKB ist oft die interessanteste Kategorie, weil sie zeigt: Der Anbieter hat sich wirklich mit der Anforderung beschäftigt und gibt eine ehrliche Einschätzung ab, statt ein pauschales OK zu vergeben.

Die Bedingung muss konkret und messbar formuliert sein. „Unter bestimmten Umständen" ist keine akzeptable OKB-Bedingung. Die EuroSpec Requirements Management Specification fordert für jede Anforderungsantwort Rückverfolgbarkeit und Prüfbarkeit. Bei OKB heißt das konkret: Die Bedingung selbst muss eine verifizierbare Aussage sein.

NOK: Nicht erfüllbar

Die Anforderung kann nicht erfüllt werden. Das ist kein Scheitern, sondern ehrliche Kommunikation. Der eigentliche Fehler liegt woanders: ein NOK als Sackgasse stehen zu lassen. Erfahrene Angebotsbearbeiter ergänzen jedes NOK mit einer Abweichungsanalyse. Was genau ist die Differenz? Gibt es eine technische Alternative? Was wäre der Kompromiss?

Im Kontext von TSI-Anforderungen ist ein NOK besonders heikel: Nicht-Erfüllung von TSI-Anforderungen muss als formale Abweichung dokumentiert werden und kann die Fahrzeugzulassung durch die Benannte Stelle (NoBo) gefährden. „Geht nicht" reicht hier nicht. Die Abweichungsanalyse muss die regulatorischen Konsequenzen benennen.

OKM: Erfüllbar mit Modifikation

Die Anforderung kann erfüllt werden, aber es sind Änderungen am Design, an der Konfiguration oder am Prozess nötig. Der Unterschied zu OKB: Die Modifikation liegt beim Anbieter, nicht beim Auftraggeber. Das kostet Zeit und Geld, und beides muss transparent kommuniziert werden.

Bei OKM spielt die ISO/TS 22163 (IRIS) eine Rolle: Der IRIS-Standard verlangt strukturierte Änderungsprozesse. Jede Modifikation muss dokumentiert und im Konfigurationsmanagement nachvollziehbar sein. Eine OKM-Antwort ohne Aufwandsabschätzung lässt den Auftraggeber im Dunkeln, was das Ganze kosten wird.

R: Rückfrage erforderlich

Die Anforderung kann nicht abschließend bewertet werden, weil Informationen fehlen. R ist keine Ausweichkategorie. Es signalisiert dem Auftraggeber: Die Anforderung ist unklar oder unvollständig formuliert. Die INCOSE-Anforderungsqualitätskriterien nennen Eindeutigkeit und Vollständigkeit als Grundvoraussetzungen guter Anforderungen. Wenn beides fehlt, ist R die einzig seriöse Antwort.

Die Rückfrage muss konkret sein: Welche Information fehlt? Was würde die Bewertung ermöglichen? Erfahrene Teams formulieren R-Antworten oft als bedingte Klassifizierung: „Bei Klimazone T1 wäre die Antwort OK, bei T2 wäre sie OKB mit folgender Bedingung…". Das zeigt dem Auftraggeber, dass die technische Arbeit bereits geleistet wurde.

Klassifizierung und Verifikation: die IADT-Methoden

Jede Klassifizierung braucht eine Verifikationsmethode. Sowohl die CENELEC EN 50126 (RAMS für Bahnanwendungen) als auch die ISO/IEC/IEEE 29148 definieren vier Methoden, die sogenannten IADT-Methoden. Welche Methode gewählt wird, bestimmt sowohl den Aufwand als auch die Beweiskraft einer OK-Klassifizierung.

Die Methoden sind hierarchisch aufgebaut. Test hat die höchste Beweiskraft, Inspektion die geringste. Was das in der Praxis heißt:

• Test: Physische Prüfung unter definierten Bedingungen. Für sicherheitskritische Anforderungen (Crashsicherheit EN 15227, Brandschutz EN 45545) oft die einzig akzeptierte Methode. Ein OK mit Testnachweis ist unanfechtbar.
• Analyse: Berechnung, FEM-Simulation oder statistische Auswertung. Kommt zum Einsatz, wenn physische Tests unverhältnismäßig aufwändig wären, etwa bei Lebensdauer-Nachweisen über RAMS-Analysen nach EN 50126.
• Demonstration: Funktionaler Nachweis unter realen oder realitätsnahen Bedingungen. Typisch für Software-Anforderungen und Fahrgastinformationssysteme.
• Inspektion: Visuelle oder dokumentarische Prüfung. Geeignet für Abmessungen, Materialkennzeichnungen und Konfigurationsmerkmale. Reicht nicht für Leistungseigenschaften.

Typische Klassifizierungsverteilung

Wie sieht eine realistische Verteilung in einem Bahnangebot aus? Das variiert natürlich nach Reifegrad des Produkts und Passgenauigkeit zur Ausschreibung. Aber erfahrene Angebotsmanager erkennen typische Muster. Ein Angebot mit 95% OK ist entweder ein Volltreffer oder es wurde nicht sorgfältig klassifiziert. Meistens Letzteres.

Das ist ein typisches Muster für ein Angebot auf Basis eines existierenden Fahrzeugkonzepts, das an einen neuen Markt angepasst wird. Bei Neuentwicklungen verschiebt sich die Verteilung Richtung OKM. Bei Ausschreibungen, die auf ein bestehendes Produkt zugeschnitten sind, dominiert OK.

Die Zahl der NOKs ist weniger entscheidend als die Qualität der Abweichungsanalysen. 5% NOK mit überzeugenden Alternativen schlägt 0% NOK mit unsauberer Klassifizierung, die in der technischen Prüfung Inkonsistenzen offenlegt.

Häufige Fehler bei der Klassifizierung

Die meisten Klassifizierungsfehler sind keine technischen Fehler. Es sind systematische Verzerrungen: Zeitdruck, mangelnde Abstimmung, Wunschdenken. Und sie sind teuer. In der Angebotsbewertung laufen technische Compliance-Checks vor der kommerziellen Bewertung. Nicht-konforme Angebote fliegen raus, egal wie gut der Preis ist.

Fehler 1: Zu optimistisches OK

Fehler 2: OKB ohne klare Bedingung

Fehler 3: NOK ohne Alternative

Fehler 4: Fehlende Quellenangabe

Fehler 5: Subsystemübergreifende Inkonsistenz

Warum Quellenangaben nicht optional sind

Die Quellenangabe ist der Beweis, dass eine Klassifizierung belastbar ist. Nicht mehr, nicht weniger. Die ISO/IEC/IEEE 29148 definiert für jede Anforderung einen Traceability-Link: Von der Quell-Anforderung (Lastenheft) über die Lösungsbeschreibung (Pflichtenheft) bis zum Verifikationsnachweis (Testbericht, Analyse, Inspektion). Diese Kette muss durchgängig sein.

Im Kontext der CENELEC EN 50129 wird diese Kette zum Safety Case: einem strukturierten Dokument, das die Sicherheit eines Systems gegenüber einer unabhängigen Prüfstelle (ISA) nachweist. Die Klassifizierung steht am Anfang dieser Kette. Fehlt dort schon die Quellenangabe, bricht die gesamte Nachweisführung zusammen.

So sieht ein professioneller Klassifizierungsprozess in der Praxis aus, hier dargestellt am Beispiel von Tendric, von der Anforderung über den Quellenabgleich bis zur generierten Antwort:

Die Compliance Matrix in der Praxis

Die Compliance Matrix ist das Dokument, in dem alle Klassifizierungen zusammenlaufen. Die Association of Proposal Management Professionals (APMP) definiert sie als tabellarische Gegenüberstellung jeder RFP-Anforderung mit der entsprechenden Antwort, einschließlich des Verweises auf den relevanten Angebotsabschnitt. In der Bahnindustrie wird diese Struktur durch die Spezifika des VDB-Leitfadens ergänzt: Normenreferenzen, Verifikationsmethoden und Zulieferer-Zuordnung.

Eine professionelle Compliance Matrix in der Bahnindustrie enthält pro Anforderung mindestens folgende Felder:

1. Anforderungs-ID (eindeutige Referenz aus dem Lastenheft)
2. Anforderungstext (Originaltext des Auftraggebers)
3. Verbindlichkeit (Muss / Soll / Option)
4. Klassifizierung (OK / OKB / NOK / OKM / R)
5. Kommentar (Bedingung, Modifikation, Abweichung oder Rückfrage)
6. Quelldokument (Testbericht, Datenblatt, Zulassung)
7. Verifikationsmethode (Test / Analyse / Demonstration / Inspektion)
8. Zuständiger Fachbereich (EN 15380-Subsystem)
9. Pflichtenheft-Referenz (Abschnitt im Angebotsdokument)

ReqIF und werkzeuggestützter Datenaustausch

Klassifizierung in Excel funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert. Ab ein paar hundert Anforderungen lohnt sich ein werkzeuggestützter Workflow. Das Requirements Interchange Format (ReqIF) ist ein offener, XML-basierter Standard für den Austausch von Anforderungen zwischen verschiedenen Requirements-Management-Werkzeugen. Ob Auftraggeber und Bieter IBM DOORS, Siemens Polarion oder ein anderes Tool nutzen, spielt keine Rolle.

Der VDB-Leitfaden „Datenaustausch beim Anforderungsmanagement" empfiehlt ReqIF ausdrücklich für die Angebots- und Klärungsphase. Konkret bringt das:

• Bei neuen Lastenheft-Revisionen werden Änderungen automatisch markiert. Kein manueller Abgleich zwischen Dokumentversionen mehr.
• Verknüpfungen zwischen Anforderungen, Klassifizierungen und Nachweisdokumenten bleiben beim Datenaustausch erhalten.
• Alle Änderungen sind revisionssicher nachvollziehbar, was für die Prüfung durch NoBo und DeBo direkt relevant ist.
• Klassifizierung, Verifikationsmethode und Quellenreferenz werden als eigene Felder übertragen, nicht als Freitext in einer Excel-Zelle.

Wie KI die Klassifizierung unterstützt

Manuelle Klassifizierung hat ein Problem: Konsistenz. Wenn dutzende Experten unabhängig voneinander Anforderungen bewerten, entstehen unterschiedliche Maßstäbe. Expert A klassifiziert eine Anforderung als OK, Expert B dieselbe als OKB. Nicht weil einer Unrecht hat, sondern weil sie unterschiedliches Wissen über die interne Dokumentenlage haben.

KI kann hier an mehreren Stellen ansetzen:

• Automatische Suche nach Testberichten, Zulassungsdokumenten und Herstellerdatenblättern, die zu einer Anforderung passen
• Erkennung von TSI-, DIN-EN-, ISO- und CENELEC-Referenzen im Anforderungstext, einschließlich Prüfung, ob die referenzierte Normversion noch aktuell ist
• Abgleich von Klassifizierungen über Subsysteme hinweg, um Widersprüche zu finden (etwa wenn ein Team eine Achslast als OK bewertet, während ein anderes eine abhängige Anforderung als NOK einstuft)
• Vorschläge für die Klassifizierung auf Basis früherer Angebote, einschließlich passender Quelldokumente und Verifikationsmethode
• Ähnlichkeitssuche über frühere Projekte, deren Klassifizierungen als Referenz dienen

Laut dem Loopio 2025 RFP Response Trends Report nutzen branchenübergreifend 68% der Proposal-Teams generative KI, doppelt so viele wie 2023. 70% davon setzen KI mindestens wöchentlich ein. Die durchschnittliche RFP-Gewinnquote liegt bei 45%. Teams mit strukturierten Prozessen schneiden besser ab.

Die Bahnindustrie ist hier noch zurückhaltender als andere Branchen. Aber der Druck wächst: Der globale Bahnmarkt erreichte laut UNIFE World Rail Market Study 2024 EUR 201,8 Milliarden, mit rund 3% jährlichem Wachstum bis 2029. Bei steigendem Volumen und steigender Komplexität wird die Frage nicht sein, ob KI in der Klassifizierung zum Einsatz kommt, sondern wann.

Best Practices für Angebotsmanager

Unabhängig davon, ob Sie mit Excel, IBM DOORS, Siemens Polarion oder einer spezialisierten Plattform wie Tendric arbeiten: Die folgenden Prinzipien gelten immer. Sie basieren auf den Empfehlungen des VDB-Leitfadens, der EuroSpec-Spezifikation und den INCOSE-Qualitätskriterien für Anforderungen.

1. Kein OK ohne Quelldokument. Wenn kein Nachweis existiert, ist es kein OK. Die Verifikationsmethode (IADT) gehört mit dazu.
2. Jedes OKB braucht eine messbare Bedingung. Konkret, prüfbar, dokumentiert. Die Bedingung selbst muss verifizierbar sein.
3. Jedes NOK braucht eine Alternative. Quantifizieren Sie die Abweichung und bieten Sie technische Alternativen an.
4. Jedes OKM braucht eine Aufwandsschätzung. Kosten und Zeitrahmen der Modifikation gehören in die Antwort. Der Change-Management-Prozess nach ISO/TS 22163 gibt die Struktur vor.
5. Jedes R braucht eine konkrete Rückfrage. Nicht „unklar", sondern: welche Information fehlt genau? Wenn möglich, eine bedingte Klassifizierung mitliefern.
6. Konsistenz über Subsysteme prüfen. Die EN 15380-5 System Breakdown Structure gibt die Gliederung vor. Abhängigkeiten zwischen Fachbereichen müssen explizit geprüft werden.
7. Vor Projektbeginn einen Klassifizierungsleitfaden erstellen. Was heißt OK, OKB, OKM in diesem konkreten Projekt? Mit Beispielen.
8. Review-Schleifen einplanen. Mindestens 4-Augen-Prinzip für kritische Klassifizierungen. Bei sicherheitskritischen Anforderungen: unabhängige Prüfung gemäß EN 50129.
9. Nachweisplanung nicht aufschieben. Die Verifikationsmethode wird beim Klassifizieren festgelegt, nicht erst in der Projektphase.
10. ReqIF statt Excel-Versionen. Der VDB-Leitfaden empfiehlt werkzeuggestützten Austausch ausdrücklich für die Angebots- und Klärungsphase.

Fazit

Niemand wird Angebotsmanager, weil er leidenschaftlich gern Anforderungen klassifiziert. Aber die Klassifizierung entscheidet, welche Zusagen ein Unternehmen macht und welche Risiken es eingeht. Ein strukturierter, quellenbasierter Prozess mit klaren Definitionen pro Kategorie trennt professionelle Angebotsantworten von solchen, die unter Zeitdruck zusammengeschustert wurden.

Das 5-Stufen-Modell liefert mehr Präzision als die binäre Unterscheidung in Compliant und Non-Compliant. Plattformen wie Tendric bilden dieses Modell nativ ab. Verbunden mit Quellenreferenzen nach ISO/IEC/IEEE 29148, Verifikationsmethoden nach EN 50126 und konkreten Bedingungen bei jeder Abweichung wird aus der Pflichtübung ein Werkzeug, das Ausschreibungen gewinnt.