De la hoja de cálculo a la plataforma: por qué Excel ya no basta para más de 1.000 requisitos
Todo el mundo la conoce: la hoja de Excel con 47 pestañas y 2.000 filas. Un análisis de los siete límites de Excel en las licitaciones y de lo que hacen de forma diferente las plataformas especializadas.
Introducción
Todos los responsables de ofertas de la industria conocen esta situación: un archivo Excel con 47 pestañas, 2.000 filas y un nombre como LH_v3_final_FINAL_revisado_nuevo(2).xlsx. Contiene requisitos, clasificaciones, asignaciones de expertos, respuestas y referencias normativas, todo en una herramienta creada para hojas de cálculo.
En 2024, Poon et al. publicaron en Frontiers of Computer Science un metaanálisis que evalúa 35 años de investigación sobre errores en hojas de cálculo . El resultado: el 94 % de todas las hojas de cálculo empresariales contiene errores que pueden afectar a las decisiones. En el sector ferroviario, donde una sola referencia normativa omitida puede poner en peligro la homologación de un vehículo, esta tasa se convierte rápidamente en un coste concreto.
Los sistemas basados en bases de datos como IBM DOORS o Siemens Polarion son habituales en el sector ferroviario. Sin embargo, para la gestión operativa de licitaciones, sobre todo para clasificar y responder requisitos, muchos equipos siguen recurriendo a Excel. El blog de CONTACT Software ya describía al sector ferroviario en 2014 como un «tren lento de la gestión de requisitos». Desde entonces ha cambiado poco.
Este artículo muestra dónde alcanza Excel sus límites, cuánto cuesta realmente a las empresas, qué hacen de forma distinta las plataformas especializadas y cuándo tiene sentido económico cambiar.
Lo que está en juego: el mercado en cifras
Para comprender la importancia de la elección de la herramienta, conviene observar las dimensiones del mercado de material rodante.
Alstom tiene una cartera de pedidos de 100.300 millones de euros. Siemens Mobility alcanzó 52.000 millones al cierre del ejercicio 2025. Stadler Rail comunicó 29.200 millones de CHF a final de 2024 (+20 % interanual). En 2024, la UE invirtió 7.000 millones de euros en infraestructuras de transporte mediante la Connecting Europe Facility, de los cuales el 80 % se destina al ferrocarril.
Cada uno de estos contratos empezó con una licitación. Cada licitación contiene un pliego con cientos o miles de requisitos, y una parte considerable se procesa en Excel incluso en empresas con ingeniería de requisitos profesional. El mercado mundial de material rodante alcanzó 65.000 millones de euros en 2024 (+11 % frente a 2022).
Por qué Excel es tan popular
Excel domina la gestión operativa de licitaciones por buenas razones. En proyectos pequeños es una elección sensata.
- Está instalado en todos los ordenadores y todos saben utilizarlo
- Columnas, fórmulas, colores y filtros: todo se puede diseñar libremente
- No requiere despliegue, formación ni departamento de TI
- Ya está incluido en la mayoría de las licencias de Office
- Cada nuevo empleado puede empezar de inmediato
Excel basta para un pliego de 50 requisitos y tres personas. Los problemas empiezan cuando los proyectos crecen; y en el sector ferroviario casi siempre crecen. Según CONTACT Software, la documentación de especificación de una sola licitación ya había «pasado de un CD a un DVD» en 2014. Desde entonces, el volumen ha seguido aumentando.
Las 7 limitaciones de Excel en las licitaciones
1. Sin colaboración en tiempo real
En cuanto trabaja más de una persona en un archivo, empieza el caos. ¿Quién tiene la versión actual? ¿Qué cambios hizo el compañero en su copia? Distribuir archivos por correo o unidad de red crea conflictos de versión que deben resolverse manualmente. En un pliego en el que trabajan simultáneamente tracción, RAMS, sistemas de freno y diez departamentos más, esto se convierte rápidamente en un trabajo a tiempo completo.
Ni siquiera SharePoint u OneDrive resuelven el problema por completo: archivos de Excel con miles de filas y fórmulas complejas provocan regularmente conflictos de guardado y pérdida de datos al editarse a la vez. Un estudio de IDC cifra en 11,2 horas el tiempo semanal dedicado por trabajadores del conocimiento a crear y gestionar contenido; 7 horas se destinan solo a procesos de edición, revisión y aprobación. Son 10.661 USD por empleado y año.
2. Sin control de versiones
Cuando el cliente envía una nueva revisión del pliego, los cambios deben identificarse manualmente, fila por fila y entre miles de requisitos. Las clasificaciones y respuestas ya elaboradas deben trasladarse sin sobrescribir los cambios nuevos. Por eso la guía VDB de gestión de requisitos recomienda ReqIF: el marcado automatizado evita pérdidas de tiempo por comparaciones extensas con versiones anteriores. En grandes licitaciones de transporte regional de viajeros hay de tres a cinco revisiones entre la publicación inicial y la adjudicación; cada una debe conciliarse manualmente.
3. Sin gestión de permisos
En Excel todos ven todo. No hay modo de hacer visibles ciertos requisitos solo para determinados equipos. En la práctica, evaluaciones sensibles, comentarios internos e información de precios quedan desprotegidos en el mismo archivo. Cuando proveedores externos deben trabajar en pliegos parciales, esto se convierte en un problema de seguridad.
4. Sin trazabilidad
¿Quién cambió qué celda y cuándo? En un entorno regulado, la trazabilidad completa no es opcional. Las normas CENELEC EN 50126, EN 50128 y EN 50129 exigen trazabilidad completa desde los requisitos hasta las pruebas. La ISO 22163:2023, el estándar de calidad ferroviario antes denominado IRIS, también exige procesos documentados. En 2023 agrupó gestión de configuración y control de cambios en la sección 8.1.4. Excel no ofrece una pista de auditoría a nivel de celda.
5. Propenso a errores en el procesamiento masivo
Mover la fila equivocada, cometer un error al copiar una fórmula o no restablecer un filtro: con miles de filas ocurre regularmente. Ray Panko, pionero de la investigación de errores en hojas de cálculo, documentó en «What We Know About Spreadsheet Errors» tasas de error por celda de entre 0,4 % y 6,9 % en auditorías de campo. Parece poco, pero un 2 % en un archivo de 5.000 celdas significa 100 celdas erróneas.
En procesos de contratación regulados, las discrepancias entre declaraciones de cumplimiento y la oferta real pueden, conforme a las directrices de contratación de la ESA, causar una penalización o exclusión. En el ámbito ferroviario se aplica el mismo principio.
6. Sin contraste de normas
Si un requisito remite a TSI LOC&PAS, DIN EN 45545 y EN 50155, cada referencia debe revisarse manualmente: ¿sigue vigente la versión citada?, ¿qué apartados son relevantes? Excel no puede reconocer, validar ni contrastar automáticamente referencias con una base de datos de normas. La ERA define por sí sola 11 ETI diferentes para vehículos ferroviarios; un cambio en una de ellas puede afectar a decenas de requisitos.
7. Sin transferencia de conocimiento
Cuando un responsable de ofertas experimentado abandona la empresa, se lleva sus archivos Excel, plantillas y conocimiento. No hay una base de conocimiento central de la que pueda aprender el siguiente proyecto. Según Bidara, la tasa de reutilización de contenido de los equipos de propuestas es del 66 % entre sectores, pero solo funciona si las respuestas anteriores son estructuradas y consultables, no archivos xlsx en unidades de red personales.
El McKinsey Global Institute estima en un 19 % de la semana laboral el tiempo que los trabajadores del conocimiento dedican a buscar información interna. En departamentos de ofertas, donde el conocimiento está disperso en docenas de archivos Excel, la proporción probablemente sea mayor. El mismo estudio estima que sistemas de conocimiento consultables pueden reducir el tiempo de búsqueda hasta un 35 %.
Errores famosos de hojas de cálculo
La historia de los errores de hojas de cálculo es larga y cara. Estos son algunos de los casos más conocidos:
Pérdidas documentadas por errores en hojas de cálculo, en millones de USD (fuentes: Qashqade, Full Stack Modeller)
El caso JP Morgan es el más conocido: un error de copiar y pegar en un modelo de valor en riesgo llevó a infravalorar el riesgo de una cartera de negociación. Pérdida: 6.000 millones de dólares. En Fannie Mae, un error lógico en una sola fórmula de Excel generó una valoración incorrecta del capital propio de 1.136 millones de dólares; la acción cayó un 6 %.
También hay un caso ferroviario: en 2012, el Ministerio de Transporte británico adjudicó a FirstGroup la franquicia West Coast Main Line, valorada en 5.500 millones de libras, pero tuvo que anular toda la adjudicación por errores de hoja de cálculo en el modelo financiero pocas semanas después. Los funcionarios calcularon mal el capital de riesgo requerido para cada licitador. El coste para el contribuyente fue de hasta 300 millones de libras en compensaciones y repetición del proceso.
En la gestión diaria de licitaciones los errores son menos espectaculares: una referencia normativa errónea en la matriz de cumplimiento, pasar por alto un cambio de «debería» a «debe» o una asignación ausente a un experto. No salen en los titulares, pero pueden costar una licitación o retrasar una homologación.
La mayoría de las hojas de cálculo empresariales contiene errores que pueden afectar a las decisiones. Las hojas de cálculo defectuosas provocan malas decisiones, pérdidas financieras y problemas operativos.
– Prof. Pak-Lok Poon, Central Queensland University (2024)Fuente: phys.org, Study finds 94% of business spreadsheets have critical errors (2024)
Un ejemplo concreto del sector ferroviario: Network Rail sustituyó sus procesos de seguridad basados en papel y hojas de cálculo por la plataforma digital RailHub. El resultado: un 18 % menos de errores críticos para la seguridad en los Safe Work Packs y un 43 % menos de cuasiaccidentes. Los ingenieros pudieron procesar datos un 50 % más rápido que antes.
Los costes ocultos: lo que Excel cuesta realmente
Excel es gratuito. La manera en que se utiliza en la gestión de ofertas no lo es.
Según McKinsey, los trabajadores del conocimiento dedican el 19 % de su semana laboral a buscar información. IDC cifra el tiempo de edición y aprobación en 7 horas semanales, o 10.661 USD por empleado y año. Para un equipo de 15 personas, son más de 150.000 USD anuales.
Una encuesta de ClusterSeven halló que el 58 % de los contables considera muy alta o bastante alta la frecuencia de errores en hojas de cálculo. El 72 % calificó el riesgo de hoja de cálculo como un riesgo empresarial significativo. Siemens estima que la gestión de ofertas asistida por IA puede reducir en un 21 % los costes de errores de la fase comercial.
Sustituir a un trabajador del conocimiento especializado cuesta entre el 150 % y el 200 % de su salario anual. La incorporación de un sucesor dura entre 6 y 12 meses. Si el conocimiento está en archivos Excel personales y no en un sistema consultable, el periodo se alarga notablemente.
Cada hora que un experto dedica a buscar la versión actual de Excel falta para analizar requisitos, desarrollar soluciones y verificar el cumplimiento. McKinsey estima que los sistemas de conocimiento consultables pueden aumentar la productividad entre un 20 % y un 25 %.
Fuentes: McKinsey Global Institute (2012), IDC (2012), ClusterSeven, Siemens/DRIMCO (2025)
Qué hace diferente una plataforma especializada
La diferencia entre Excel y una plataforma especializada está en el modelo de datos. Cada requisito es un registro con relaciones a clasificaciones, fuentes, expertos y respuestas, no una fila en un archivo.
Sistemas como IBM DOORS y Siemens Polarion resuelven parte del problema de la ingeniería de requisitos. Lo que suele faltarles es el proceso de respuesta: clasificación, asignación de expertos, generación de respuestas y exportación del pliego como flujo de trabajo integrado. Soluciones especializadas como Tendric abordan precisamente esa carencia.
El ecosistema de herramientas: qué existe y qué puede hacer
El espectro de herramientas para procesar licitaciones abarca desde sistemas ALM generales hasta soluciones especializadas. La elección determina cuánto trabajo manual se necesita en cada paso.
IBM DOORS: el estándar de facto
IBM DOORS (Dynamic Object Oriented Requirements System) es el estándar en sectores regulados desde los años noventa. Ofrece soporte nativo para líneas base, instantáneas congeladas de un estado de requisitos. Su comparación muestra la diferencia exacta entre dos estados para cada requisito. Un ejemplo: Rail Projects Victoria (Melbourne) eligió DOORS Next como SaaS para el Metro Tunnel Project.
Siemens Polarion: gestión de ofertas asistida por IA
Siemens Polarion sigue un enfoque centrado en documentos con LiveDoc. Desde 2025 también admite extracción de requisitos y gestión de ofertas asistidas por IA. La integración con la gestión de RFQ/tenders de DRIMCO permite ciclos de decisión más rápidos y pretende reducir un 21 % los costes de errores comerciales a la vez que aumenta el EBITDA un 10 %.
PTC Codebeamer: ingeniería de líneas de producto
PTC Codebeamer ofrece Streams, Baselines y Delta Merge, un enfoque dirigido a la ingeniería de líneas de producto. Es especialmente relevante para licitaciones multiproducto en las que debe responderse al mismo pliego para distintas variantes de vehículo. PTC anunció nuevas capacidades de IA para Codebeamer en 2026.
ReqIF: el formato de intercambio
El formato ReqIF (Requirements Interchange Format) permite el intercambio estructurado de requisitos entre distintas herramientas. El ProSTEP iViP ReqIF Implementor Forum realizó seis benchmarks hasta 2024; el más reciente cubrió 56 combinaciones de sistemas y 2.800 criterios de evaluación. Aun así, concluyó que un «intercambio de requisitos sin pérdida no siempre es posible»; las extensiones específicas de proveedor y las incompatibilidades de versión siguen siendo un problema.
El cambio no tiene por qué implicar sustituir sistemas existentes como DOORS o Polarion. A menudo se trata de complementar el sistema de gestión de requisitos con el proceso de respuesta y clasificación. Herramientas como Tendric están diseñadas para trabajar junto a sistemas existentes. DOORS gestiona bien la base de requisitos, pero el procesamiento operativo —clasificación, asignación de expertos y exportación del pliego— sigue haciéndose a menudo en Excel.
El efecto económico
La gestión de ofertas en grandes proyectos ferroviarios moviliza durante semanas a expertos de muchas áreas, directores de proyecto y responsables de ofertas. Con tasas de adjudicación de 20–30 % para licitaciones complejas (CSK Management), dos de cada tres ofertas no se adjudican. Toda mejora de eficiencia reduce el coste por oferta y puede mejorar su calidad.
El 65 % de los equipos de propuestas utiliza software RFP especializado (frente al 48 % en 2024). El 68 % utiliza IA generativa, el doble que el 34 % de 2023.
– Loopio 2025 RFP Response Trends ReportFuente: Loopio 2025 RFP Response Trends Report (estudio transversal, más de 1.500 equipos)
La encuesta de APMP a más de 1.750 miembros muestra el impacto de los procesos manuales: el 62 % de los profesionales de propuestas trabaja más de 40 horas semanales en licitaciones, el 88 % informa problemas de salud relacionados con el estrés y el 77 % dice que su proceso actual «no es ideal». Las licitaciones públicas tienen una media de 116 páginas y las ofertas resultantes, 144.
Estadísticas transversales sobre gestión de ofertas en porcentaje. Fuentes: Loopio, Bidara, APMP
Cuándo tiene sentido cambiar
No todas las empresas necesitan una plataforma de inmediato, pero hay indicadores claros de que el trabajo basado exclusivamente en Excel llega a su límite. La encuesta de Jama Software muestra que casi un tercio de los equipos de desarrollo no tiene sistema de gestión de requisitos y depende de correo electrónico, documentos y hojas de cálculo compartidas.
- Sus pliegos tienen regularmente más de 500 requisitos
- Participan más de 10 personas de distintos departamentos
- Gestionan más de 5 licitaciones al año
- Reciben regularmente revisiones posteriores del cliente
- Deben demostrar documentadamente el cumplimiento con CENELEC o IRIS
- Ya hubo errores por conflictos de versión o asignaciones incorrectas
- Los expertos trabajan en varias licitaciones a la vez y pierden la visión general
- Responsables de oferta experimentados han abandonado la empresa llevándose su conocimiento
El camino hacia la plataforma: no es todo o nada
La transición de Excel a una plataforma estructurada no tiene que ser una migración de golpe. En la práctica funciona un enfoque gradual:
Estandarizar la importación de pliegos, ya sean ReqIF, Excel o PDF. Cada requisito recibe un ID estable, una categoría de pliego y un nivel de obligatoriedad. El sistema DOORS o Polarion existente aporta la base de requisitos; la plataforma asume el proceso de respuesta.
Trasladar a la plataforma el núcleo del proceso: clasificación Robel (OK/OKB/NOK/OKM/R), asignación de expertos, comentarios y referencias a fuentes. Aquí se logra la mayor ganancia de eficiencia porque el esfuerzo de coordinación entre departamentos disminuye drásticamente.
Introducir detección automática de deltas en revisiones y una base central de conocimiento para respuestas anteriores. A partir de esta fase, cada licitación es más rápida que la anterior porque el sistema aprende de proyectos previos.
Introducir exportación automatizada de pliegos y subpliegos en el formato del cliente. Las pistas de auditoría para EN 50126 e ISO 22163 se generan automáticamente. El cumplimiento pasa de ser una prueba manual a una propiedad del sistema.
Según análisis sectoriales, en 2024 más de 185 operadores ferroviarios de todo el mundo participaron en programas de modernización digital, un aumento del 38 % frente a 2020.
Conclusión
Excel es una buena herramienta para hojas de cálculo. Para procesar licitaciones complejas con miles de requisitos le faltan versionado, permisos, trazabilidad y contraste de normas. Fue creado para otro propósito.
El 94 % de las hojas de cálculo contiene errores (Poon et al., 2024). Los trabajadores del conocimiento pierden el 19 % de su tiempo buscando información (McKinsey). Sustituir conocimiento perdido cuesta entre el 150 % y el 200 % del salario anual. Con carteras conjuntas de más de 180.000 millones de euros solo en Alstom, Siemens Mobility y Stadler, estas ineficiencias pesan mucho.
Los volúmenes de requisitos aumentan y las exigencias regulatorias de trazabilidad se endurecen. Las empresas que complementan de forma específica sus sistemas existentes con el proceso de respuesta, por ejemplo con plataformas como Tendric, ahorran tiempo y reducen errores.
- El 94 % de las hojas de cálculo empresariales contiene errores (Poon et al., 2024, Frontiers of Computer Science).
- Los siete problemas básicos —colaboración, versionado, permisos, trazabilidad, propensión a errores, contraste de normas y transferencia de conocimiento— son estructurales y no se resuelven usando mejor Excel.
- Las carteras de Alstom (100.300 M€), Siemens Mobility (52.000 M€) y Stadler (29.200 MCHF) muestran la escala en la que se gestiona una licitación.
- Los trabajadores del conocimiento pierden el 19 % del tiempo buscando información (McKinsey) y 7 horas semanales en procesos de edición y aprobación (IDC): 10.661 USD por empleado y año.
- El 65 % de los equipos de propuestas utiliza software especializado y el 68 % IA generativa (Loopio 2025). El sector ferroviario afronta el mismo cambio.
- EN 50126, ISO 22163:2023 e IRIS Rev. 04 (obligatoria desde 2024) exigen trazabilidad completa. Excel no aporta una pista de auditoría a nivel de celda.
- El cambio no requiere un big bang: sistemas como DOORS o Polarion pueden complementarse. La gestión operativa de la licitación suele ser la mayor carencia.
- Tasa de adjudicación en licitaciones complejas: 20–30 % (CSK Management).
Das tendric-Team entwickelt KI-gestützte Werkzeuge für die Ausschreibungsbearbeitung in der Industrie. Wir schreiben über Best Practices, Branchentrends und die Zukunft des Angebotsmanagements.