Clasificación de requisitos: qué significan realmente OK, OKB, NOK, OKM y R
Guía práctica del modelo de cinco niveles, evidencia, verificación y matrices de cumplimiento.
Introducción
En agosto de 2024, la VBB adjudicó el contrato del S-Bahn de Berlín por un valor de más de 1.500 millones de euros. Los pliegos de requisitos contenían miles de requisitos individuales, desde normas de resistencia a choques y zonas climáticas hasta accesibilidad. Para cada punto, cada licitador debía pronunciarse: ¿podemos cumplirlo? ¿En qué condiciones? ¿Con qué evidencia?
Ese pronunciamiento es la clasificación. Parece una simple columna de Excel. Pero es la base de toda respuesta a una oferta. ¿Clasificar con demasiado optimismo? Eso lleva a renegociaciones. ¿De manera demasiado general? En el peor de los casos, a la exclusión del procedimiento de contratación. Las directrices de contratación de la ESA lo expresan claramente: las discrepancias entre las declaraciones de cumplimiento y la oferta real conllevan penalizaciones. El mismo principio se aplica al derecho de contratación pública de la industria ferroviaria.
Aun así, muchas empresas tratan la clasificación como algo secundario: una columna que se rellena bajo presión de tiempo. Este artículo explica en detalle el modelo de cinco niveles, lo sitúa en el contexto de las normas internacionales y muestra los errores más habituales junto con medidas concretas para evitarlos.
Dónde encaja la clasificación en el proceso de oferta
La clasificación no ocurre en el vacío. Se sitúa exactamente entre el análisis de requisitos y la respuesta a la oferta. La guía VDB de gestión de requisitos describe un proceso estructurado en el que la clasificación conecta el pliego de requisitos con la especificación funcional. El resultado es una matriz de cumplimiento: una comparación tabular de cada requisito con la respuesta del licitador.
Los requisitos se extraen del pliego, idealmente mediante ReqIF y, alternativamente, desde Excel o PDF. Cada requisito recibe un ID único, referencias normativas y un nivel de obligatoriedad.
Los requisitos se asignan a los departamentos técnicos responsables por subsistema (EN 15380): estructura del vehículo, tracción, sistemas de frenado, HVAC, equipamiento interior y software.
Cada experto evalúa sus requisitos con el modelo de cinco niveles (OK/OKB/NOK/OKM/R) y respalda la evaluación con documentos fuente, informes de ensayo o referencias normativas.
El responsable de la oferta verifica la coherencia entre subsistemas, detecta contradicciones entre departamentos técnicos y garantiza la integridad de todas las referencias de fuentes.
Las clasificaciones consolidadas constituyen la matriz de cumplimiento. Desde ahí, los datos pasan a los pliegos parciales para proveedores y a la documentación de la oferta.
El modelo de cinco niveles de un vistazo
La norma internacional de cumplimiento en licitaciones contempla tres niveles: conforme, parcialmente conforme y no conforme, como define, por ejemplo, la ESA en sus directrices de contratación. En la práctica industrial, especialmente en ingeniería ferroviaria y de vehículos, se ha consolidado un modelo de cinco niveles más diferenciado. Aporta más información y permite una comunicación más precisa con el cliente.
El modelo complementa la distinción binaria entre conforme y no conforme con tres niveles intermedios que, en la práctica, cubren con diferencia la mayor parte de los requisitos. Porque la realidad rara vez es blanco o negro: un vehículo que cumple un requisito "casi" necesita una respuesta distinta a uno que no puede cumplirlo en absoluto.
OK: Cumplimiento íntegro
El requisito puede cumplirse sin restricciones. Parece sencillo, pero exige la prueba más sólida: debe existir un documento fuente concreto que demuestre el cumplimiento. La guía de INCOSE para redactar requisitos considera la verificabilidad una característica fundamental de todo requisito. Lo mismo se aplica a la respuesta. Un OK sin evidencia no vale nada.
La evidencia se ajusta a los cuatro métodos de verificación definidos tanto por ISO/IEC/IEEE 29148 como por CENELEC EN 50126 : ensayo (prueba física), análisis (cálculo o simulación), inspección (comprobación visual) y demostración (evidencia funcional). El método aplicable a cada requisito debe definirse ya en la planificación de evidencias.
Requisito: El vehículo debe cumplir la categoría C-I de EN 15227 (resistencia a choques)
Clasificación: OK
Método de verificación: Ensayo + análisis
Evidencia: Informe de ensayo de choque CT-2024-001, apartado 4.3. Simulación FEM conforme al anexo A de EN 15227:2020. Documento de homologación ZD-DE-4471.
OKB: Cumplimiento condicionado
El requisito es, en principio, cumplible, pero bajo determinadas condiciones que el cliente debe aceptar o hacer posibles. OKB suele ser la categoría más interesante, porque muestra que el proveedor realmente ha analizado el requisito y ofrece una valoración honesta, en lugar de asignar un OK generalizado.
La condición debe formularse de forma concreta y medible. "En determinadas circunstancias" no es una condición OKB aceptable. La especificación EuroSpec de gestión de requisitos exige trazabilidad y comprobabilidad para cada respuesta a un requisito. En el caso de OKB, esto significa concretamente que la propia condición debe ser una afirmación verificable.
Requisito: La carga máxima por eje no debe superar 22,5 t
Clasificación: OKB
Condición: Cumplible con la configuración estándar (22,1 t). Con la opción de paquete de invierno, la carga por eje aumenta a 22,8 t. Esto requiere adaptar la especificación de los discos de rueda o prescindir del paquete de invierno.
Evidencia: Cálculo de masas MB-Rev12, protocolo de pesaje WP-2024-03.
NOK: No cumplible
El requisito no puede cumplirse. No es un fracaso, sino una comunicación honesta. El verdadero error está en otra parte: dejar un NOK como un callejón sin salida. Los profesionales de ofertas con experiencia complementan cada NOK con un análisis de desviación. ¿Cuál es exactamente la diferencia? ¿Existe una alternativa técnica? ¿Cuál sería el compromiso?
En el contexto de los requisitos TSI , un NOK es especialmente delicado: el incumplimiento de requisitos TSI debe documentarse como una desviación formal y puede poner en riesgo la homologación del vehículo por parte del organismo notificado (NoBo). Aquí no basta con decir "no se puede". El análisis de desviación debe indicar las consecuencias regulatorias.
Requisito: Vida útil del motor de tracción de al menos 40 años
Clasificación: NOK
Desviación: Vida útil máxima cualificada: 30 años / 6 millones de km según especificación del fabricante. Desviación: 10 años / 25 %.
Alternativa: Una revisión de mitad de vida tras 20 años permite una vida útil total de más de 40 años sustituyendo los bobinados. La comparación de LCC muestra que la variante de revisión es más económica que desarrollar desde cero un motor para 40 años.
Evidencia: Ficha técnica del fabricante TMF-400, análisis RAMS RA-2023-08, cálculo LCC LCC-2024-FM-01.
OKM: Cumplible con modificación
El requisito puede cumplirse, pero son necesarios cambios en el diseño, la configuración o el proceso. La diferencia frente a OKB es que la modificación recae en el proveedor, no en el cliente. Esto cuesta tiempo y dinero, y ambos aspectos deben comunicarse con transparencia.
En OKM, la ISO/TS 22163 (IRIS) desempeña un papel importante: la norma IRIS exige procesos de cambio estructurados. Toda modificación debe documentarse y poder seguirse en la gestión de configuración. Una respuesta OKM sin una estimación del esfuerzo deja al cliente sin saber cuánto costará todo ello.
Requisito: El sistema de información al pasajero debe mostrar 3 idiomas simultáneamente
Clasificación: OKM
Modificación: El software actual admite 2 idiomas simultáneamente. La ampliación a 3 idiomas exige una actualización de software (estimación: 8 semanas de desarrollo, 4 semanas de integración/ensayo y aprobación de EBA).
Indicación de costes: Costes únicos de desarrollo, sin impacto en costes de serie ni intervalos de mantenimiento.
Evidencia: Especificación del sistema FIS-v4.2, apartado 3.1. Solicitud de cambio CR-FIS-2024-017.
R: Se requiere aclaración
El requisito no puede evaluarse de forma concluyente porque falta información. R no es una categoría de escape. Señala al cliente: el requisito está formulado de forma ambigua o incompleta. Los criterios de calidad de requisitos de INCOSE consideran la ausencia de ambigüedad y la integridad condiciones básicas de los buenos requisitos. Si falta cualquiera de ambas, R es la única respuesta seria.
La consulta debe ser concreta: ¿qué información falta? ¿Qué permitiría realizar la evaluación? Los equipos con experiencia suelen formular las respuestas R como una clasificación condicionada: "Para la zona climática T1 la respuesta sería OK; para T2 sería OKB con la siguiente condición…". Esto demuestra al cliente que el trabajo técnico ya se ha realizado.
Requisito: El vehículo debe cumplir las condiciones climáticas locales
Clasificación: R
Consulta: ¿A qué zona climática conforme a EN 50125-1 se refiere? ¿T1 (–25 °C a +40 °C) o T2 (–40 °C a +35 °C)? La clasificación depende de la potencia de calefacción y de las especificaciones de las juntas, que varían considerablemente entre zonas.
Evaluación condicionada: Para T1: OK (evidencia: ensayo de cámara climática KT-2024-003). Para T2: OKM (modificación: reequipamiento de calefacción adicional, estimación: 6 semanas).
Clasificación y verificación: los métodos IADT
Cada clasificación necesita un método de verificación. Tanto CENELEC EN 50126 (RAMS para aplicaciones ferroviarias) como ISO/IEC/IEEE 29148 definen cuatro métodos, los llamados métodos IADT. El método elegido determina tanto el esfuerzo como la fuerza probatoria de una clasificación OK.
Los métodos tienen una estructura jerárquica. El ensayo tiene la mayor fuerza probatoria; la inspección, la menor. En la práctica, esto significa:
- Ensayo: prueba física en condiciones definidas. Para requisitos críticos de seguridad (resistencia a choques EN 15227, protección contra incendios EN 45545), suele ser el único método aceptado. Un OK con evidencia de ensayo es irrefutable.
- Análisis: cálculo, simulación FEM o evaluación estadística. Se utiliza cuando las pruebas físicas serían desproporcionadamente costosas, por ejemplo, para demostrar la vida útil mediante análisis RAMS conforme a EN 50126.
- Demostración: evidencia funcional en condiciones reales o próximas a la realidad. Es habitual para requisitos de software y sistemas de información al pasajero.
- Inspección: comprobación visual o documental. Adecuada para dimensiones, identificaciones de materiales y características de configuración. No es suficiente para propiedades de rendimiento.
La planificación de evidencias no pertenece a una fase posterior del proyecto. La especificación EuroSpec de gestión de requisitos recomienda definir la validación y la verificación ya al redactar la respuesta al requisito. Un OK sin un método de verificación definido se convierte en un problema cuando el cliente exige un ensayo, pero solo se había previsto un análisis.
Distribución típica de las clasificaciones
¿Qué aspecto tiene una distribución realista en una oferta ferroviaria? Naturalmente, varía según el grado de madurez del producto y su adecuación a la licitación. Pero los responsables de ofertas con experiencia reconocen patrones típicos. Una oferta con un 95 % de OK es o bien un encaje perfecto o bien no se ha clasificado cuidadosamente. Lo segundo es lo más habitual.
Este es un patrón típico de una oferta basada en un concepto de vehículo existente que se adapta a un nuevo mercado. En los nuevos desarrollos, la distribución se desplaza hacia OKM. En licitaciones diseñadas para un producto ya existente, domina OK.
El número de NOK es menos decisivo que la calidad de los análisis de desviación. Un 5 % de NOK con alternativas convincentes supera a un 0 % de NOK con una clasificación deficiente que revela incoherencias durante la evaluación técnica.
Errores habituales en la clasificación
La mayoría de los errores de clasificación no son errores técnicos. Son sesgos sistemáticos: presión de tiempo, falta de coordinación y pensamiento ilusorio. Y son caros. En la evaluación de ofertas , las comprobaciones de cumplimiento técnico se realizan antes de la evaluación comercial. Las ofertas no conformes quedan fuera, por bueno que sea el precio.
Error 1: OK demasiado optimista
Clasificar un requisito como OK sin evidencia fiable es el error más frecuente y costoso. Traslada el riesgo a la ejecución del proyecto, donde cuesta muchas veces más. Las directrices de la ESA advierten expresamente de las discrepancias entre las declaraciones de cumplimiento y la oferta real. En la industria ferroviaria resulta aún más concreto: si un OK se convierte en NOK durante el proyecto, se generan costes adicionales, retrasos y problemas de homologación ante el organismo notificado.
Error 2: OKB sin condición clara
"Cumplible bajo determinadas condiciones" no es una clasificación. Es una fórmula vacía. Todo OKB necesita una condición concreta y medible: ¿qué debe cambiar o aceptar exactamente el cliente? ¿Qué opción de configuración debe elegirse? Sin esta precisión, OKB no se puede diferenciar de OK y ambas categorías pierden su valor.
Error 3: NOK sin alternativa
Un NOK sin propuesta alternativa indica al cliente: no podemos resolver este problema. Un NOK con una alternativa técnica indica: no podemos cumplir el requisito exacto, pero ofrecemos una solución equivalente con un análisis de desviación transparente. Esto último demuestra capacidad de resolución y gana licitaciones. El estudio de Loopio de 2025 muestra que los equipos que utilizan un proceso estructurado de Go/No-Go (el 83 % de todos los equipos encuestados) tienen tasas de éxito significativamente mayores, porque deciden conscientemente qué desviaciones comunicar y cómo formular las alternativas.
Error 4: Falta de referencia de fuente
Toda clasificación, especialmente OK, debe referirse a un documento fuente. La especificación EuroSpec exige trazabilidad y verificación: cada requisito necesita un ID único que asegure la trazabilidad hacia soluciones y documentos. La guía VDB considera la planificación de evidencias una parte fija de la gestión de requisitos. Sin referencia de fuente, una clasificación es una afirmación.
Error 5: Incoherencia entre subsistemas
Si el equipo de estructura del vehículo evalúa como OK un requisito de carga por eje, pero el equipo de tracción clasifica como OKB un requisito dependiente relativo al peso del motor, surge una contradicción. En ofertas con decenas de expertos técnicos, estas incoherencias son inevitables si no existe un proceso de revisión sistemático. Las clasificaciones deben verificarse en el contexto de la arquitectura global. La estructura de desglose del sistema EN 15380-5 proporciona la estructura para ello.
Por qué las referencias de fuentes no son opcionales
La referencia de fuente es la prueba de que una clasificación es sólida. Ni más ni menos. La ISO/IEC/IEEE 29148 define un vínculo de trazabilidad para cada requisito: desde el requisito de origen (pliego de requisitos), pasando por la descripción de la solución (especificación funcional), hasta la evidencia de verificación (informe de ensayo, análisis, inspección). Esta cadena debe mantenerse sin interrupciones.
En el contexto de CENELEC EN 50129 , esta cadena se convierte en el caso de seguridad: un documento estructurado que demuestra la seguridad de un sistema ante un organismo de evaluación independiente (ISA). La clasificación está al principio de esta cadena. Si ya falta la referencia de fuente allí, toda la demostración de evidencia se derrumba.
Así es como funciona en la práctica un proceso profesional de clasificación, mostrado aquí con el ejemplo de Tendric, desde el requisito y el contraste de fuentes hasta la respuesta generada:
El vehículo debe cumplir la EN 15227 categoría C-I
La matriz de cumplimiento en la práctica
La matriz de cumplimiento es el documento en el que convergen todas las clasificaciones. La Association of Proposal Management Professionals (APMP) la define como una comparación tabular de cada requisito de RFP con la respuesta correspondiente, incluida la referencia al apartado relevante de la oferta. En la industria ferroviaria, esta estructura se complementa con las particularidades de la guía VDB : referencias normativas, métodos de verificación y asignación a proveedores.
Una matriz de cumplimiento profesional en la industria ferroviaria contiene, como mínimo, los siguientes campos por requisito:
- ID de requisito (referencia única del pliego de requisitos)
- Texto del requisito (texto original del cliente)
- Obligatoriedad (debe / debería / opción)
- Clasificación (OK / OKB / NOK / OKM / R)
- Comentario (condición, modificación, desviación o consulta)
- Documento fuente (informe de ensayo, ficha técnica, homologación)
- Método de verificación (ensayo / análisis / demostración / inspección)
- Departamento técnico responsable (subsistema EN 15380)
- Referencia de especificación funcional (apartado del documento de oferta)
ReqIF e intercambio de datos asistido por herramientas
La clasificación en Excel funciona. Hasta que deja de funcionar. A partir de unos cientos de requisitos, merece la pena un flujo de trabajo asistido por herramientas. El Requirements Interchange Format (ReqIF) es una norma abierta basada en XML para intercambiar requisitos entre distintas herramientas de gestión de requisitos. Que el cliente y el licitador utilicen IBM DOORS, Siemens Polarion u otra herramienta no importa.
La guía VDB "Intercambio de datos en la gestión de requisitos" recomienda expresamente ReqIF para la fase de oferta y de aclaraciones. En concreto, aporta:
- En las nuevas revisiones del pliego de requisitos, los cambios se marcan automáticamente. Se elimina la comparación manual entre versiones de documentos.
- Los vínculos entre requisitos, clasificaciones y documentos de evidencia se conservan durante el intercambio de datos.
- Todos los cambios pueden rastrearse de forma segura para auditoría, algo directamente relevante para la revisión por NoBo y DeBo.
- La clasificación, el método de verificación y la referencia de fuente se transfieren como campos independientes, no como texto libre en una celda de Excel.
El uso del formato ReqIF permite procesar licitaciones y solicitudes de forma eficiente en tiempo. Los usuarios pueden identificar de inmediato nuevas entradas y cambios mediante marcado automatizado y evitan comparaciones lentas con estados de trabajo anteriores.
– Guía VDB de gestión de requisitos, apartado 4Cómo ayuda la IA a la clasificación
La clasificación manual tiene un problema: la coherencia. Cuando decenas de expertos evalúan requisitos de forma independiente, surgen criterios diferentes. El experto A clasifica un requisito como OK y el experto B el mismo como OKB. No porque uno esté equivocado, sino porque tienen distinto conocimiento de la documentación interna disponible.
La IA puede intervenir en varios puntos:
- Búsqueda automática de informes de ensayo, documentos de homologación y fichas técnicas de fabricantes que se ajusten a un requisito
- Detección de referencias TSI, DIN-EN, ISO y CENELEC en el texto del requisito, incluida la comprobación de si la versión de la norma referenciada sigue vigente
- Contraste de clasificaciones entre subsistemas para encontrar contradicciones (por ejemplo, cuando un equipo evalúa una carga por eje como OK mientras otro clasifica un requisito dependiente como NOK)
- Sugerencias de clasificación basadas en ofertas anteriores, incluidos documentos fuente y método de verificación adecuados
- Búsqueda por similitud en proyectos anteriores cuyas clasificaciones sirvan como referencia
Según el informe Loopio 2025 sobre tendencias en respuestas a RFP , el 68 % de los equipos de propuestas utiliza IA generativa en todos los sectores, el doble que en 2023. El 70 % de ellos utiliza IA al menos semanalmente. La tasa media de adjudicación de RFP es del 45 %. Los equipos con procesos estructurados obtienen mejores resultados.
La industria ferroviaria sigue siendo más cauta que otros sectores en este ámbito. Pero la presión crece: el mercado ferroviario global alcanzó, según el estudio UNIFE World Rail Market 2024 , 201.800 millones de euros, con aproximadamente un 3 % de crecimiento anual hasta 2029. Con un volumen y una complejidad crecientes, la cuestión no será si la IA se utilizará en la clasificación, sino cuándo.
La IA proporciona una propuesta basada en la base de conocimiento interna. El experto técnico la valida, corrige o confirma, pero no parte de cero. El ahorro de tiempo no procede de sustituir el criterio del experto, sino de reducir el trabajo de búsqueda: encontrar documentos relevantes, revisar referencias normativas e identificar respuestas anteriores a requisitos similares.
Buenas prácticas para responsables de ofertas
Independientemente de que trabaje con Excel, IBM DOORS, Siemens Polarion o una plataforma especializada como Tendric : los siguientes principios se aplican siempre. Se basan en las recomendaciones de la guía VDB, la especificación EuroSpec y los criterios de calidad de INCOSE para requisitos.
- Ningún OK sin documento fuente. Si no existe evidencia, no es un OK. El método de verificación (IADT) también forma parte de ello.
- Todo OKB necesita una condición medible. Concreta, comprobable y documentada. La propia condición debe ser verificable.
- Todo NOK necesita una alternativa. Cuantifique la desviación y proponga alternativas técnicas.
- Todo OKM necesita una estimación del esfuerzo. Los costes y el calendario de la modificación deben figurar en la respuesta. El proceso de gestión de cambios conforme a ISO/TS 22163 proporciona la estructura.
- Toda R necesita una consulta concreta. No "poco claro", sino: ¿qué información falta exactamente? Si es posible, incluya una clasificación condicionada.
- Compruebe la coherencia entre subsistemas. La estructura de desglose del sistema EN 15380-5 proporciona la organización. Las dependencias entre departamentos técnicos deben comprobarse explícitamente.
- Elabore una guía de clasificación antes de iniciar el proyecto. ¿Qué significan OK, OKB y OKM en este proyecto concreto? Incluya ejemplos.
- Planifique ciclos de revisión. Como mínimo, aplique el principio de doble revisión para clasificaciones críticas. Para requisitos críticos de seguridad: revisión independiente conforme a EN 50129.
- No posponga la planificación de evidencias. El método de verificación se define al clasificar, no más tarde en la fase de proyecto.
- ReqIF en lugar de versiones de Excel. La guía VDB recomienda expresamente el intercambio asistido por herramientas para la fase de oferta y de aclaraciones.
Conclusión
Nadie se convierte en responsable de ofertas porque le apasione clasificar requisitos. Pero la clasificación determina qué compromisos asume una empresa y qué riesgos corre. Un proceso estructurado y basado en fuentes, con definiciones claras por categoría, distingue las respuestas profesionales a ofertas de las que se han improvisado bajo presión de tiempo.
El modelo de cinco niveles aporta más precisión que la distinción binaria entre conforme y no conforme. Plataformas como Tendric incorporan este modelo de forma nativa. Combinado con referencias de fuentes conforme a ISO/IEC/IEEE 29148, métodos de verificación conforme a EN 50126 y condiciones concretas para cada desviación, el ejercicio obligatorio se convierte en una herramienta que gana licitaciones.
La matriz de cumplimiento sirve como lista de comprobación tanto para el licitador como para los evaluadores: ¿qué se solicitó, qué se prometió y dónde está la evidencia?
– APMP Body of Knowledge, matriz de cumplimiento- El modelo de cinco niveles (OK/OKB/NOK/OKM/R) aporta al cliente más información para decidir que la distinción binaria entre conforme y no conforme
- Cada clasificación necesita una referencia de fuente y un método de verificación definido (ensayo/análisis/demostración/inspección conforme a EN 50126 e ISO/IEC/IEEE 29148)
- OKB necesita una condición medible; OKM, una estimación del esfuerzo con calendario; NOK, una desviación cuantificada con alternativa técnica
- Los cinco errores más habituales: OK acrítico, OKB impreciso, NOK sin alternativa, ausencia de fuentes e incoherencia entre subsistemas
- ReqIF en vez de Excel (recomendado por la guía VDB) elimina las comparaciones manuales propensas a errores
- La IA mejora la coherencia, el trabajo de búsqueda y el contraste de fuentes. La decisión experta sigue siendo responsabilidad del departamento técnico.
- La matriz de cumplimiento con 9 campos por requisito (ID, texto, obligatoriedad, clasificación, comentario, fuente, verificación, departamento técnico y referencia de especificación funcional) es la columna vertebral de la especificación funcional
Das tendric-Team entwickelt KI-gestützte Werkzeuge für die Ausschreibungsbearbeitung in der Industrie. Wir schreiben über Best Practices, Branchentrends und die Zukunft des Angebotsmanagements.