Od arkusza kalkulacyjnego do platformy: dlaczego Excel nie wystarcza już przy ponad 1 000 wymaganiach
Każdy to zna: plik Excel z 47 kartami i 2 000 wierszy. Analiza siedmiu ograniczeń Excela w przetargach oraz tego, co platformy wyspecjalizowane robią inaczej.
Wprowadzenie
Każdy menedżer ofert w przemyśle zna ten scenariusz: plik Excel z 47 kartami, 2 000 wierszy i nazwą w rodzaju LH_v3_final_FINAL_poprawiona_nowa(2).xlsx. Zawiera wymagania, klasyfikacje, przypisania ekspertów, odpowiedzi i odwołania do norm — wszystko w narzędziu stworzonym do arkuszy kalkulacyjnych.
W 2024 r. Poon i in. opublikowali w Frontiers of Computer Science metaanalizę oceniającą 35 lat badań nad błędami w arkuszach kalkulacyjnych . Wynik: 94% wszystkich arkuszy kalkulacyjnych używanych w biznesie zawiera błędy, które mogą wpływać na procesy decyzyjne. W przemyśle kolejowym, gdzie pojedyncze przeoczone odwołanie do normy może zagrozić dopuszczeniu pojazdu, taki odsetek błędów szybko staje się konkretnym kosztem.
Systemy bazodanowe, takie jak IBM DOORS lub Siemens Polarion są powszechne w przemyśle kolejowym. Jednak do operacyjnego opracowywania przetargów, szczególnie do klasyfikowania wymagań i udzielania na nie odpowiedzi, wiele zespołów nadal korzysta z Excela. Blog CONTACT Software opisał już przemysł kolejowy jako „powolny pociąg zarządzania wymaganiami”. Od tego czasu niewiele się zmieniło.
Ten artykuł pokazuje, gdzie Excel osiąga swoje granice, ile naprawdę kosztuje firmy, co specjalistyczne platformy robią inaczej i kiedy zmiana ma sens ekonomiczny.
Co jest stawką: rynek w liczbach
Aby zrozumieć wagę wyboru narzędzia, warto spojrzeć na skalę rynku taboru kolejowego.
Alstom ma portfel zamówień o wartości 100,3 miliarda euro. Siemens Mobility osiągnął na koniec roku obrotowego 2025 portfel zamówień w wysokości 52 miliardów euro. Stadler Rail zgłosił na koniec 2024 r. 29,2 miliarda CHF (+20% w porównaniu z poprzednim rokiem). W 2024 r. UE zainwestowała za pośrednictwem Connecting Europe Facility 7 miliardów euro w infrastrukturę transportową, z czego 80% w kolej.
Każde z tych zamówień zaczęło się od przetargu. Każdy przetarg obejmuje specyfikację wymagań z setkami lub tysiącami wymagań. A znaczna część tych wymagań jest opracowywana w Excelu nawet w firmach z profesjonalnym podejściem do inżynierii wymagań. Światowy rynek taboru kolejowego osiągnął w 2024 r. wartość 65 miliardów euro (+11% w porównaniu z 2022 r.).
Dlaczego Excel jest tak popularny
Excel dominuje w operacyjnym opracowywaniu przetargów z dobrych powodów. Przy małych projektach jest rozsądnym wyborem.
- Jest zainstalowany na każdym komputerze i każdy potrafi go używać
- Kolumny, formuły, kolory, filtry: wszystko można swobodnie kształtować
- Nie potrzeba wdrożenia, szkolenia ani działu IT
- Jest już zawarty w większości licencji Office
- Każdy nowy pracownik może zacząć od razu
W przypadku specyfikacji z 50 wymaganiami i trzema zaangażowanymi osobami Excel w zupełności wystarcza. Problemy zaczynają się, gdy projekty rosną. A w przemyśle kolejowym rosną prawie zawsze. Według CONTACT Software dokumentacja specyfikacyjna pojedynczego przetargu już w 2014 r. „urosła z płyty CD do DVD”. Od tego czasu jej objętość wzrosła jeszcze bardziej.
7 ograniczeń Excela w przetargach
1. Brak współpracy w czasie rzeczywistym
Gdy tylko nad jednym plikiem pracuje więcej niż jedna osoba, zaczyna się chaos. Kto ma aktualną wersję? Jakie zmiany wprowadził kolega w swojej kopii? Typowe rozwiązanie, czyli rozsyłanie plików e-mailem lub przez dysk sieciowy, powoduje konflikty wersji, które trzeba ręcznie rozwiązywać. W przypadku specyfikacji, nad którą jednocześnie pracują układy napędowe, RAMS, systemy hamulcowe i dziesięć kolejnych działów, szybko staje się to pracą na pełen etat.
Nawet udostępnianie przez SharePoint lub OneDrive rozwiązuje problem tylko częściowo: pliki Excel z tysiącami wierszy i złożonymi formułami regularnie prowadzą przy jednoczesnej edycji do konfliktów zapisu i utraty danych. Badanie IDC szacuje czas, który pracownicy wiedzy spędzają tygodniowo na tworzeniu i zarządzaniu treścią, na 11,2 godziny. Z tego 7 godzin pochłaniają wyłącznie procesy opracowywania, przeglądu i zatwierdzania. To 10 661 USD na pracownika rocznie.
2. Brak kontroli wersji
Gdy zamawiający wysyła nową rewizję specyfikacji wymagań, zmiany trzeba identyfikować ręcznie. Wiersz po wierszu, przy tysiącach wymagań. Już opracowane klasyfikacje i odpowiedzi trzeba przenieść, nie nadpisując nowych zmian. Wytyczne VDB dotyczące zarządzania wymaganiami zalecają właśnie dlatego stosowanie ReqIF, ponieważ automatyczne oznaczanie zmian pozwala uniknąć strat czasu wynikających z obszernych porównań z poprzednimi stanami pracy. W dużych przetargach na regionalne przewozy kolejowe między pierwszą publikacją a zawarciem umowy występują od trzech do pięciu rewizji. Każdą z nich trzeba ręcznie porównać.
3. Brak zarządzania uprawnieniami
W Excelu każdy widzi wszystko. Nie ma możliwości, aby określone wymagania były widoczne tylko dla konkretnych zespołów. W praktyce prowadzi to do tego, że poufne oceny, wewnętrzne komentarze i informacje cenowe leżą bez ochrony w tym samym pliku. Najpóźniej wtedy, gdy zewnętrzni dostawcy mają opracowywać częściowe specyfikacje, staje się to problemem bezpieczeństwa.
4. Brak identyfikowalności
Kto i kiedy zmienił którą komórkę? W regulowanym środowisku pełna identyfikowalność nie jest opcjonalna. Normy CENELEC EN 50126, EN 50128 i EN 50129 wymagają pełnej identyfikowalności od wymagań do dowodów. Również ISO 22163:2023 (standard jakości przemysłu kolejowego, dawniej IRIS) wymaga udokumentowanych procesów. W 2023 r. norma połączyła zarządzanie konfiguracją i kontrolę zmian w punkcie 8.1.4. Excel nie oferuje ścieżki audytu na poziomie komórki.
5. Podatność na błędy przy masowym przetwarzaniu
Przesunięcie niewłaściwego wiersza, błąd kopiowania w formule, filtr, którego nie zresetowano. Przy tysiącach wierszy zdarza się to regularnie. Ray Panko, twórca badań nad błędami w arkuszach kalkulacyjnych, udokumentował w swoim badaniu „What We Know About Spreadsheet Errors” wskaźniki błędów komórek od 0,4% do 6,9% w audytach terenowych. Brzmi niewiele. Jednak przy pliku Excel z 5 000 komórek 2% błędów oznacza 100 błędnych komórek.
W regulowanych postępowaniach przetargowych rozbieżności między deklaracjami zgodności a rzeczywistą ofertą mogą, zgodnie z wytycznymi zakupowymi ESA , prowadzić do obniżenia oceny lub wykluczenia. W sektorze kolejowym obowiązuje ta sama zasada.
6. Brak weryfikacji norm
Gdy wymaganie odwołuje się do TSI LOC&PAS, DIN EN 45545 i EN 50155, każde z tych odwołań do norm trzeba sprawdzić ręcznie. Czy przywołana wersja normy jest nadal aktualna? Które rozdziały są istotne? Excel nie ma możliwości automatycznego rozpoznawania, walidowania ani porównywania odwołań do norm z bazą danych norm. ERA definiuje aż 11 różnych TSI dla taboru kolejowego. Zmiana w jednej z nich może dotyczyć dziesiątek wymagań w specyfikacji.
7. Brak transferu wiedzy
Gdy doświadczony menedżer ofert odchodzi z firmy, jego pliki Excel, szablony i wiedza wynikająca z doświadczenia odchodzą razem z nim. Nie ma centralnej bazy wiedzy, z której kolejny projekt mógłby się uczyć. Według Bidara wskaźnik ponownego wykorzystania treści przez zespoły ofertowe wynosi 66% we wszystkich branżach. Działa to jednak tylko wtedy, gdy wcześniejsze odpowiedzi są przeszukiwalne i ustrukturyzowane. Nie jako pliki xlsx na osobistych dyskach sieciowych.
McKinsey Global Institute szacuje udział czasu, który pracownicy wiedzy poświęcają na wyszukiwanie informacji wewnętrznych, na 19% tygodnia pracy. W działach ofertowych, gdzie wiedza ta jest rozproszona po dziesiątkach plików Excel, udział ten prawdopodobnie jest jeszcze wyższy. To samo badanie ocenia, że systemy wiedzy z możliwością wyszukiwania mogą skrócić czas wyszukiwania nawet o 35%.
Słynne błędy w arkuszach kalkulacyjnych
Historia błędów w arkuszach kalkulacyjnych jest długa i kosztowna. Oto kilka z najsłynniejszych przypadków:
Udokumentowane straty spowodowane błędami arkuszy kalkulacyjnych w mln USD (źródła: Qashqade, Full Stack Modeller)
Przypadek JP Morgan jest najsłynniejszy: błąd kopiowania i wklejania w modelu Value-at-Risk doprowadził do niedoszacowania ryzyka portfela handlowego. Strata: 6 miliardów dolarów. W przypadku Fannie Mae błąd logiki w pojedynczej formule Excel doprowadził do błędnej wyceny kapitału własnego o 1,136 miliarda dolarów. Kurs akcji spadł o 6%.
Jest też przypadek bezpośrednio z branży kolejowej: w 2012 r. brytyjskie Ministerstwo Transportu przyznało FirstGroup franczyzę West Coast Main Line (o wartości 5,5 miliarda funtów), ale kilka tygodni później musiało unieważnić całe postępowanie z powodu błędów w arkuszu kalkulacyjnym modelu finansowego. Urzędnicy błędnie obliczyli wymagany kapitał ryzyka dla każdego oferenta. Koszt dla podatników: do 300 milionów funtów na odszkodowania i powtórzenie postępowania.
W codziennym opracowywaniu przetargów błędy są mniej spektakularne: błędne odwołanie do normy w macierzy zgodności, przeoczona zmiana wiążącego charakteru z „powinien” na „musi”, brakujące przypisanie przy przydzielaniu ekspertów. Bez nagłówków prasowych, ale takie błędy mogą kosztować przetarg lub opóźnić dopuszczenie.
Większość arkuszy kalkulacyjnych używanych w biznesie zawiera błędy, które mogą wpływać na procesy decyzyjne. Błędne arkusze kalkulacyjne prowadzą do błędnych decyzji, strat finansowych i problemów operacyjnych.
– Prof. Pak-Lok Poon, Central Queensland University (2024)Źródło: phys.org, Badanie wykazało, że 94% firmowych arkuszy kalkulacyjnych ma krytyczne błędy (2024)
Konkretny przykład z branży kolejowej: Network Rail zastąpił swoje procesy bezpieczeństwa oparte na papierze i arkuszach kalkulacyjnych cyfrową platformą RailHub. Rezultat: o 18% mniej błędów krytycznych dla bezpieczeństwa w Safe Work Packs i o 43% mniej zdarzeń potencjalnie wypadkowych. Inżynierowie mogli przetwarzać dane o 50% szybciej niż wcześniej.
Ukryte koszty: ile Excel naprawdę kosztuje
Excel jest bezpłatny. Sposób, w jaki używa się go przy opracowywaniu ofert, już nie.
Według McKinsey pracownicy wiedzy spędzają 19% tygodnia pracy na wyszukiwaniu informacji. IDC szacuje czas na opracowywanie i procesy zatwierdzania na 7 godzin tygodniowo, czyli 10 661 USD na pracownika rocznie. Dla zespołu ofertowego liczącego 15 osób daje to ponad 150 000 USD rocznie.
Badanie ClusterSeven wykazało, że 58% księgowych ocenia częstotliwość błędów w arkuszach kalkulacyjnych jako „bardzo wysoką” lub „dość wysoką”. 72% uznało „ryzyko arkuszy kalkulacyjnych” za istotne ryzyko biznesowe. Siemens określa potencjał oszczędności dzięki wspieranemu przez AI opracowywaniu ofert na 21% niższych kosztów błędów na etapie sprzedaży.
Koszty zastąpienia wyspecjalizowanego pracownika wiedzy wynoszą od 150 do 200% rocznego wynagrodzenia. Wdrożenie następcy trwa od 6 do 12 miesięcy. Gdy wiedza znajduje się w osobistych plikach Excel zamiast w przeszukiwalnym systemie, czas wdrożenia znacznie się wydłuża.
Każda godzina, którą ekspert dziedzinowy spędza na szukaniu aktualnej wersji Excela, nie jest dostępna na pracę merytoryczną: analizę wymagań, opracowanie rozwiązania, weryfikację zgodności. McKinsey szacuje, że przeszukiwalne systemy wiedzy mogą zwiększyć produktywność pracowników wiedzy o 20–25%.
Źródła: McKinsey Global Institute (2012), IDC (2012), ClusterSeven, Siemens/DRIMCO (2025)
Co specjalistyczna platforma robi inaczej
Różnica między Excelem a specjalistyczną platformą leży w modelu danych. Każde wymaganie jest rekordem danych powiązanym z klasyfikacjami, źródłami, ekspertami i odpowiedziami, a nie wierszem w pliku.
Systemy takie jak IBM DOORS i Siemens Polarion rozwiązują część tego problemu w zakresie inżynierii wymagań. Często brakuje im procesu odpowiedzi: klasyfikacji, przypisania ekspertów, generowania odpowiedzi i eksportu specyfikacji technicznej jako spójnego przepływu pracy. Specjalistyczne rozwiązania, takie jak Tendric wypełniają właśnie tę lukę.
Ekosystem narzędzi: co jest dostępne i co potrafi
Spektrum narzędzi do opracowywania przetargów obejmuje systemy ALM ogólnego przeznaczenia i rozwiązania specjalistyczne. Wybór decyduje o tym, ile pracy ręcznej przypada na każdy etap.
IBM DOORS: standard de facto
IBM DOORS (Dynamic Object Oriented Requirements System) jest od lat 90. standardem w regulowanych branżach. System oferuje natywną obsługę baz odniesienia , czyli zamrożonych zrzutów stanu wymagań. Funkcja porównywania baz odniesienia pokazuje dla każdego wymagania dokładną różnicę między dwoma stanami. Konkretny przykład: Rail Projects Victoria (Melbourne) wybrał DOORS Next jako rozwiązanie SaaS dla projektu Metro Tunnel.
Siemens Polarion: opracowywanie ofert wspierane przez AI
Siemens Polarion stosuje podejście zorientowane na dokumenty dzięki funkcji LiveDoc. Od 2025 r. Polarion wspiera dodatkowo ekstrakcję wymagań i opracowywanie ofert wspierane przez AI. Integracja z zarządzaniem RFQ/przetargami DRIMCO umożliwia szybsze cykle decyzyjne i ma zmniejszyć koszty błędów na etapie sprzedaży o 21% przy jednoczesnym wzroście EBITDA o 10%.
PTC Codebeamer: inżynieria linii produktowych
PTC Codebeamer oferuje podejście dostosowane do inżynierii linii produktowych dzięki Streams, Baselines i Delta Merge. Jest to szczególnie istotne dla przetargów obejmujących wiele produktów, w których na tę samą specyfikację trzeba odpowiedzieć dla różnych wariantów pojazdu. PTC ogłosiło w 2026 r. nowe funkcje AI dla Codebeamer.
ReqIF: format wymiany
Format ReqIF (Requirements Interchange Format) umożliwia ustrukturyzowaną wymianę wymagań między różnymi narzędziami. ProSTEP iViP ReqIF Implementor Forum przeprowadziło do 2024 r. łącznie sześć testów porównawczych, z których najnowszy objął 56 kombinacji systemów i 2 800 kryteriów oceny. Mimo to test porównawczy stwierdził, że „bezstratna wymiana wymagań nie zawsze jest możliwa”. Rozszerzenia specyficzne dla dostawców i niezgodności wersji nadal pozostają problemem.
Zmiana nie musi oznaczać konieczności zastąpienia istniejących systemów, takich jak DOORS czy Polarion. Często chodzi o uzupełnienie systemu zarządzania wymaganiami o proces odpowiedzi i klasyfikacji. Narzędzia takie jak Tendric są zaprojektowane do pracy obok istniejących systemów. DOORS dobrze zarządza bazą wymagań, ale operacyjne opracowanie (klasyfikacja, przypisanie ekspertów, eksport specyfikacji technicznej) mimo to często odbywa się w Excelu.
Efekt ekonomiczny
Opracowywanie ofert w dużych projektach kolejowych angażuje przez tygodnie ekspertów dziedzinowych z licznych działów, kierowników projektów i menedżerów ofert. Przy wskaźnikach wygranych 20–30% dla złożonych przetargów (CSK Management) dwie z trzech ofert nie prowadzą do uzyskania zamówienia. Każda poprawa efektywności obniża koszt jednej oferty i może jednocześnie poprawić jakość oferty.
65% zespołów ofertowych korzysta ze specjalistycznego oprogramowania RFP (w 2024 r. było to jeszcze 48%). 68% stosuje generatywną AI, co oznacza podwojenie względem 34% w 2023 r.
– Loopio 2025 RFP Response Trends ReportŹródło: Loopio 2025 RFP Response Trends Report (badanie międzybranżowe, ponad 1 500 zespołów)
Badanie APMP wśród ponad 1 750 członków pokazuje, co ręczne procesy oznaczają dla zaangażowanych osób: 62% profesjonalistów zajmujących się ofertami pracuje nad przetargami ponad 40 godzin tygodniowo, 88% zgłasza problemy zdrowotne związane ze stresem. 77% twierdzi, że ich obecny proces jest „nieidealny”. Przetargi publiczne obejmują średnio 116 stron, a powstające oferty 144 strony.
Międzybranżowe statystyki dotyczące opracowywania ofert w procentach. Źródła: Loopio, Bidara, APMP
Kiedy zmiana ma sens
Nie każda firma od razu potrzebuje platformy. Istnieją jednak wyraźne wskaźniki, że praca oparta wyłącznie na Excelu osiąga swoje granice. Badanie Jama Software pokazuje: niemal jedna trzecia wszystkich zespołów rozwojowych nie ma systemu zarządzania wymaganiami i polega na e-mailach, dokumentach i udostępnionych arkuszach kalkulacyjnych.
- Twoje specyfikacje regularnie zawierają ponad 500 wymagań
- W opracowaniu uczestniczy ponad 10 osób z różnych działów
- Opracowujesz ponad 5 przetargów rocznie
- Zamawiający regularnie dostarcza kolejne rewizje
- Musisz udokumentowanie wykazać zgodność z normami CENELEC lub IRIS
- Wystąpiły już błędy wynikające z konfliktów wersji lub nieprawidłowych przypisań
- Eksperci dziedzinowi pracują równolegle nad kilkoma przetargami i tracą orientację
- Doświadczeni menedżerowie ofert odeszli z firmy i zabrali ze sobą swoją wiedzę
Droga do platformy: nie wszystko albo nic
Przejście z Excela na ustrukturyzowaną platformę nie musi odbywać się jako migracja typu big bang. W praktyce sprawdza się podejście etapowe:
Należy ustandaryzować import specyfikacji, niezależnie od tego, czy pochodzą z ReqIF, Excela czy PDF. Każde wymaganie otrzymuje stabilny identyfikator, kategorię specyfikacji i poziom wiążącego charakteru. Istniejący system DOORS lub Polarion dostarcza bazę wymagań, a platforma przejmuje proces odpowiedzi.
Należy przenieść kluczowy proces opracowywania przetargów na platformę: klasyfikację Robel (OK/OKB/NOK/OKM/R), przypisywanie ekspertów, funkcję komentarzy, odwołania do źródeł. Tu powstaje największy wzrost efektywności, ponieważ nakład koordynacyjny między działami drastycznie spada.
Należy wdrożyć automatyczne wykrywanie zmian w rewizjach oraz centralną bazę wiedzy dla wcześniejszych odpowiedzi. Od tej fazy każdy przetarg staje się szybszy od poprzedniego, ponieważ system uczy się na wcześniejszych projektach.
Należy wdrożyć automatyczny eksport specyfikacji technicznych i częściowych specyfikacji w formacie klienta. Ścieżki audytu dla EN 50126 i ISO 22163 są generowane automatycznie. Zgodność przestaje być ręcznym dowodem, a staje się cechą systemu.
Według analiz branżowych w 2024 r. ponad 185 operatorów kolejowych na świecie uczestniczyło w programach modernizacji cyfrowej, co oznacza wzrost o 38% w porównaniu z 2020 r.
Podsumowanie
Excel jest dobrym narzędziem do arkuszy kalkulacyjnych. Do opracowywania złożonych przetargów z tysiącami wymagań brakuje mu wersjonowania, uprawnień, identyfikowalności i weryfikacji norm. Został stworzony do innego celu.
94% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy (Poon i in., 2024). Pracownicy wiedzy tracą 19% czasu pracy na wyszukiwanie informacji (McKinsey). Koszty zastąpienia w przypadku utraty wiedzy wynoszą 150–200% rocznego wynagrodzenia. Przy portfelach zamówień przekraczających łącznie 180 miliardów euro tylko w Alstom, Siemens Mobility i Stadler te nieefektywności mają duże znaczenie.
Wolumeny wymagań rosną, a regulacyjne wymogi dotyczące identyfikowalności stają się coraz surowsze. Firmy, które celowo uzupełniają swoje istniejące systemy o proces odpowiedzi, na przykład platformami takimi jak Tendric, oszczędzają czas i ograniczają błędy.
- 94% wszystkich arkuszy kalkulacyjnych używanych w biznesie zawiera błędy (Poon i in., 2024, Frontiers of Computer Science).
- 7 kluczowych problemów (współpraca, wersjonowanie, uprawnienia, identyfikowalność, podatność na błędy, weryfikacja norm, transfer wiedzy) ma charakter strukturalny i nie można ich rozwiązać przez lepsze używanie Excela.
- Portfele zamówień Alstom (100,3 mld €), Siemens Mobility (52 mld €) i Stadler (29,2 mld CHF) pokazują skalę, na której odbywa się opracowywanie ofert.
- Pracownicy wiedzy tracą 19% czasu pracy na wyszukiwanie informacji (McKinsey) i 7 godzin tygodniowo na procesy opracowywania i zatwierdzania (IDC), co daje 10 661 USD na pracownika rocznie.
- 65% zespołów ofertowych korzysta ze specjalistycznego oprogramowania, a 68% stosuje generatywną AI (Loopio 2025). Przemysł kolejowy stoi przed tą samą zmianą.
- EN 50126, ISO 22163:2023 i IRIS Rev. 04 (obowiązkowy od 2024 r.) wymagają pełnej identyfikowalności. Excel nie zapewnia ścieżki audytu na poziomie komórki.
- Zmiana nie musi być wdrożeniem typu big bang: istniejące systemy, takie jak DOORS czy Polarion, można uzupełnić. Operacyjne opracowywanie przetargów jest często największą luką.
- Wskaźnik wygranych w złożonych przetargach: 20–30% (CSK Management).
Das tendric-Team entwickelt KI-gestützte Werkzeuge für die Ausschreibungsbearbeitung in der Industrie. Wir schreiben über Best Practices, Branchentrends und die Zukunft des Angebotsmanagements.