Du tableur à la plateforme : pourquoi Excel ne suffit plus pour plus de 1 000 exigences

Introduction

Chaque responsable d'offre dans l'industrie connaît ce cas : le fichier Excel avec 47 onglets, 2 000 lignes et un nom tel que LH_v3_final_FINAL_überarbeitet_neu(2).xlsx. Il contient des exigences, des classifications, des attributions d'experts, des réponses et des références normatives. Tout cela dans un outil conçu pour les feuilles de calcul.

En 2024, Poon et al. ont publié dans Frontiers of Computer Science une méta-étude qui évalue 35 ans de recherche sur les erreurs dans les tableurs . Résultat : 94 % de tous les tableurs utilisés en entreprise contiennent des erreurs susceptibles d'influencer les processus de décision. Dans l'industrie ferroviaire, où une seule référence normative oubliée peut compromettre l'homologation d'un véhicule, ce taux d'erreur devient rapidement un facteur de coût concret.

Les systèmes fondés sur des bases de données tels que IBM DOORS ou Siemens Polarion sont largement répandus dans l'industrie ferroviaire. Mais pour le traitement opérationnel des appels d'offres, notamment pour la classification et la réponse aux exigences, de nombreuses équipes recourent encore à Excel. Le blog de CONTACT Software décrivait déjà l'industrie ferroviaire comme un „train omnibus de la gestion des exigences“. Depuis, peu de choses ont changé.

Cet article montre où Excel atteint ses limites, ce qu'il coûte réellement aux entreprises, ce que les plateformes spécialisées font différemment et à quel moment le changement devient économiquement pertinent.

Les enjeux : le marché en chiffres

Pour comprendre l'importance du choix de l'outil, il est utile de regarder les ordres de grandeur du marché du matériel roulant ferroviaire.

Alstom possède un carnet de commandes de 100,3 milliards d'euros. Siemens Mobility a atteint un carnet de commandes de 52 milliards d'euros à la fin de l'exercice 2025. Stadler Rail a annoncé 29,2 milliards de CHF fin 2024 (+20 % par rapport à l'année précédente). En 2024, l'UE a investi, par l'intermédiaire de la Connecting Europe Facility , 7 milliards d'euros dans les infrastructures de transport, dont 80 % pour le rail.

Chacun de ces contrats a commencé par un appel d'offres. Chaque appel d'offres se compose d'un cahier des charges contenant des centaines, voire des milliers d'exigences. Et une part importante de ces exigences est encore traitée dans Excel, y compris dans des entreprises disposant d'une ingénierie des exigences professionnelle. Le marché mondial du matériel roulant ferroviaire a atteint un volume de 65 milliards d'euros en 2024 (+11 % par rapport à 2022).

Pourquoi Excel est si populaire

Excel domine le traitement opérationnel des appels d'offres pour de bonnes raisons. Pour les petits projets, c'est un choix raisonnable.

• Il est installé sur chaque ordinateur et tout le monde sait l'utiliser
• Colonnes, formules, couleurs, filtres : tout peut être conçu librement
• Pas de déploiement, pas de formation, pas de service informatique nécessaire
• Déjà inclus dans la plupart des licences Office
• Chaque nouveau collaborateur peut commencer immédiatement

Pour un cahier des charges comportant 50 exigences et trois personnes impliquées, Excel suffit largement. Les problèmes commencent lorsque les projets prennent de l'ampleur. Et dans l'industrie ferroviaire, c'est presque toujours le cas. Selon CONTACT Software, les documents de spécification d'un seul appel d'offres étaient déjà passés „d'un CD à un DVD“ en 2014. Depuis, le volume a encore augmenté.

Les 7 limites d'Excel dans les appels d'offres

1. Pas de collaboration en temps réel

Dès que plus d'une personne travaille sur un fichier, le chaos commence. Qui détient la version actuelle ? Quelles modifications le collègue a-t-il apportées dans sa copie ? La solution typique, qui consiste à distribuer des fichiers par e-mail ou sur un lecteur réseau, crée des conflits de versions qui doivent être résolus manuellement. Dans un cahier des charges sur lequel travaillent simultanément la traction, le RAMS, les systèmes de freinage et dix autres départements, cela devient rapidement un travail à plein temps.

Même le partage via SharePoint ou OneDrive ne résout le problème que partiellement : les fichiers Excel comportant des milliers de lignes et des formules complexes entraînent régulièrement des conflits d'enregistrement et des pertes de données lors d'une modification simultanée. Une étude IDC chiffre à 11,2 heures le temps que les travailleurs du savoir consacrent chaque semaine à la création et à la gestion de contenu. Dont 7 heures uniquement pour les processus de traitement, de vérification et de validation. Cela représente 10 661 $ par collaborateur et par an.

2. Pas de contrôle des versions

Lorsque le donneur d'ordre envoie une nouvelle révision du cahier des charges, les modifications doivent être identifiées manuellement. Ligne par ligne, sur des milliers d'exigences. Les classifications et réponses déjà traitées doivent être transférées sans écraser les nouvelles modifications. C'est précisément pourquoi le guide VDB de gestion des exigences recommande l'utilisation de ReqIF, car les marquages automatisés des modifications évitent les pertes de temps dues aux comparaisons exhaustives avec les versions de travail précédentes. Dans les grands appels d'offres de transport régional de voyageurs, trois à cinq révisions interviennent entre la première publication et la signature du contrat. Chacune doit être comparée manuellement.

3. Pas de gestion des autorisations

Dans Excel, tout le monde voit tout. Il n'est pas possible de rendre certaines exigences visibles uniquement à certaines équipes. En pratique, cela signifie que les évaluations sensibles, commentaires internes et informations tarifaires se trouvent sans protection dans le même fichier. Au plus tard lorsque des fournisseurs externes doivent traiter des cahiers des charges partiels, cela devient un problème de sécurité.

4. Pas de traçabilité

Qui a modifié quelle cellule, et quand ? Dans un environnement réglementé, une traçabilité complète n'est pas facultative. Les normes CENELEC EN 50126, EN 50128 et EN 50129 exigent une traçabilité complète des exigences jusqu'aux preuves. La ISO 22163:2023 (la norme qualité du secteur ferroviaire, anciennement IRIS) exige également des processus documentés. En 2023, la norme a regroupé la gestion de configuration et le contrôle des modifications dans la section 8.1.4. Excel ne fournit pas de piste d'audit au niveau des cellules.

5. Sensible aux erreurs lors du traitement de masse

Le déplacement de la mauvaise ligne, une erreur de copie dans une formule, un filtre qui n'a pas été réinitialisé. Sur des milliers de lignes, cela se produit régulièrement. Ray Panko, le fondateur de la recherche sur les erreurs de tableur, a documenté dans son étude „What We Know About Spreadsheet Errors“ des taux d'erreurs de cellule de 0,4 % à 6,9 % lors d'audits de terrain. Cela paraît peu. Mais dans un fichier Excel de 5 000 cellules, un taux d'erreur de 2 % signifie 100 cellules erronées.

Dans les procédures d'attribution réglementées, les écarts entre les déclarations de conformité et l'offre réelle peuvent, selon les directives d'achat de l'ESA , conduire à une dépréciation de l'offre ou à son exclusion. Le même principe s'applique dans le secteur ferroviaire.

6. Pas de rapprochement des normes

Lorsqu'une exigence renvoie à TSI LOC&PAS, DIN EN 45545 et EN 50155, chacune de ces références normatives doit être vérifiée manuellement. La version de la norme référencée est-elle encore actuelle ? Quelles sections sont pertinentes ? Excel n'a aucun moyen de reconnaître, de valider ou de comparer automatiquement les références normatives à une base de données de normes. L' ERA définit à elle seule 11 STI différentes pour les véhicules ferroviaires. Une modification de l'une d'elles peut concerner des dizaines d'exigences du cahier des charges.

7. Pas de transfert de connaissances

Lorsqu'un responsable d'offre expérimenté quitte l'entreprise, ses fichiers Excel, ses modèles et ses connaissances d'expérience partent avec lui. Il n'existe pas de base de connaissances centrale dont le projet suivant pourrait tirer des enseignements. Selon Bidara , le taux de réutilisation de contenu des équipes de propositions est de 66 % tous secteurs confondus. Mais cela ne fonctionne que si les réponses antérieures sont structurées et consultables. Pas sous la forme de fichiers xlsx sur des lecteurs réseau personnels.

Le McKinsey Global Institute estime à 19 % de la semaine de travail la part de temps que les travailleurs du savoir consacrent à la recherche d'informations internes. Dans les services d'offres, où ces connaissances sont dispersées dans des dizaines de fichiers Excel, cette part est probablement encore plus élevée. La même étude estime que des systèmes de connaissances consultables peuvent réduire le temps de recherche jusqu'à 35 %.

Erreurs célèbres de tableurs

L'histoire des erreurs de tableur est longue et coûteuse. Voici quelques-uns des cas les plus connus :

Pertes documentées dues à des erreurs de tableur, en millions USD (sources : Qashqade, Full Stack Modeller)

Le cas JP Morgan est le plus connu : une erreur de copier-coller dans un modèle de value-at-risk a conduit à sous-estimer le risque d'un portefeuille de trading. Perte : 6 milliards de dollars. Chez Fannie Mae , une erreur de logique dans une seule formule Excel a entraîné une évaluation erronée des fonds propres de 1,136 milliard de dollars. L'action a chuté de 6 %.

Et il existe un cas directement issu du secteur ferroviaire : en 2012, le ministère britannique des Transports a attribué la franchise West Coast Main Line (d'une valeur de 5,5 milliards de livres) à FirstGroup, mais a dû annuler l'ensemble de l'attribution quelques semaines plus tard en raison d'erreurs de tableur dans le modèle financier. Des fonctionnaires avaient mal calculé le capital-risque nécessaire pour chaque soumissionnaire. Le coût pour le contribuable : jusqu'à 300 millions de livres en indemnisations et pour la répétition de la procédure.

Dans le traitement quotidien des appels d'offres, les erreurs sont moins spectaculaires : une mauvaise référence normative dans la matrice de conformité, un changement de force obligatoire négligé de „devrait“ à „doit“, une affectation manquante lors de l'attribution à un expert. Elles ne font pas les gros titres, mais de telles erreurs peuvent coûter un appel d'offres ou retarder une homologation.

Source : phys.org, Study finds 94% of business spreadsheets have critical errors (2024)

Les coûts cachés : ce que coûte réellement Excel

Excel est gratuit. La façon dont il est utilisé dans le traitement des offres ne l'est pas.

Sources : McKinsey Global Institute (2012), IDC (2012), ClusterSeven, Siemens/DRIMCO (2025)

Ce qu'une plateforme spécialisée fait différemment

La différence entre Excel et une plateforme spécialisée réside dans le modèle de données. Chaque exigence est un enregistrement avec des relations vers des classifications, des sources, des experts et des réponses, et non une ligne dans un fichier.

Des systèmes tels qu'IBM DOORS et Siemens Polarion résolvent une partie de ce problème pour l'ingénierie des exigences. Ce qui leur manque souvent est le processus de réponse : classification, attribution d'experts, génération de réponses et export du cahier des charges en tant que workflow cohérent. Des solutions spécialisées telles que Tendric répondent précisément à cette lacune.

L'écosystème des outils : ce qui existe et ce qu'il permet

L'éventail d'outils pour le traitement des appels d'offres va des systèmes ALM généraux aux solutions spécialisées. Le choix détermine la quantité de travail manuel requise à chaque étape.

IBM DOORS : le standard de facto

IBM DOORS (Dynamic Object Oriented Requirements System) est la norme dans les secteurs réglementés depuis les années 1990. Le système offre une prise en charge native des baselines , c'est-à-dire des instantanés figés d'un état des exigences. La fonction de comparaison des baselines montre la différence exacte entre deux états pour chaque exigence. Exemple concret : Rail Projects Victoria (Melbourne) a choisi DOORS Next comme solution SaaS pour le projet Metro Tunnel.

Siemens Polarion : traitement des offres assisté par l'IA

Siemens Polarion adopte une approche centrée sur le document avec la fonctionnalité LiveDoc. Depuis 2025, Polarion prend également en charge l'extraction des exigences et le traitement des offres assistés par l'IA. L'intégration avec la gestion des RFQ/appels d'offres de DRIMCO permet d'accélérer les cycles de décision et devrait réduire de 21 % les coûts d'erreur pendant la phase de vente, tout en augmentant l'EBITDA de 10 %.

PTC Codebeamer : ingénierie de lignes de produits

PTC Codebeamer propose, avec Streams, Baselines et Delta Merge, une approche adaptée à l'ingénierie de lignes de produits. Pour les appels d'offres multi-produits, dans lesquels le même cahier des charges doit recevoir une réponse pour différentes variantes de véhicules, cela est particulièrement pertinent. PTC a annoncé en 2026 de nouvelles fonctionnalités d'IA pour Codebeamer.

ReqIF : le format d'échange

Le format ReqIF (Requirements Interchange Format) permet l'échange structuré d'exigences entre différents outils. Le ProSTEP iViP ReqIF Implementor Forum a réalisé au total six benchmarks jusqu'en 2024 ; le plus récent comprenait 56 combinaisons de systèmes et 2 800 critères d'évaluation. Malgré cela, le benchmark a constaté qu'un „échange sans perte des exigences n'est pas toujours possible“. Les extensions propres aux fournisseurs et les incompatibilités de versions restent un problème.

L'effet économique

Le traitement des offres pour les grands projets ferroviaires mobilise pendant des semaines des experts de nombreux départements, des chefs de projet et des responsables d'offres. Avec des taux de réussite de 20–30 % pour les appels d'offres complexes (CSK Management), deux offres sur trois n'aboutissent pas à une attribution. Chaque gain d'efficacité réduit le coût par offre et peut simultanément améliorer la qualité des offres.

Source : Loopio 2025 RFP Response Trends Report (enquête intersectorielle, plus de 1 500 équipes)

L' enquête APMP menée auprès de plus de 1 750 membres montre ce que les processus manuels impliquent pour les personnes concernées : 62 % des professionnels des propositions travaillent plus de 40 heures par semaine sur les appels d'offres, 88 % font état de problèmes de santé liés au stress. 77 % déclarent que leur processus actuel n'est „pas idéal“. Les appels d'offres publics comptent en moyenne 116 pages, et les offres qui en résultent 144 pages.

Statistiques intersectorielles sur le traitement des offres, en pourcentage. Sources : Loopio, Bidara, APMP

Quand la transition est pertinente

Chaque entreprise n'a pas besoin d'une plateforme immédiatement. Mais certains indicateurs clairs montrent que le travail exclusivement fondé sur Excel atteint ses limites. L'enquête de Jama Software montre que près d'un tiers de toutes les équipes de développement ne disposent pas de système de gestion des exigences et s'appuient sur l'e-mail, les documents et les tableurs partagés.

La voie vers une plateforme : pas de tout ou rien

La transition d'Excel vers une plateforme structurée ne doit pas s'effectuer sous la forme d'une migration big bang. Dans la pratique, une approche progressive a fait ses preuves :

Selon des analyses sectorielles, en 2024, plus de 185 opérateurs ferroviaires dans le monde se sont engagés dans des programmes de modernisation numérique, soit une hausse de 38 % par rapport à 2020.

Conclusion

Excel est un bon outil de feuille de calcul. Pour traiter des appels d'offres complexes comprenant des milliers d'exigences, il lui manque le versionnage, les autorisations, la traçabilité et le rapprochement des normes. Il a été conçu pour un autre usage.

94 % des tableurs contiennent des erreurs (Poon et al., 2024). Les travailleurs du savoir perdent 19 % de leur temps de travail à rechercher de l'information (McKinsey). Les coûts de remplacement en cas de perte de connaissances représentent 150 à 200 % du salaire annuel. Avec des carnets de commandes cumulés de plus de 180 milliards d'euros rien que chez Alstom, Siemens Mobility et Stadler, ces inefficacités pèsent lourd.

Les volumes d'exigences augmentent et les exigences réglementaires en matière de traçabilité se durcissent. Les entreprises qui complètent de manière ciblée leurs systèmes existants par le processus de réponse, par exemple avec des plateformes telles que Tendric, gagnent du temps et réduisent les erreurs.