Experten-Routing bei Ausschreibungen: Wie die richtige Zuweisung von Anforderungen den Prozess beschleunigt

Einleitung

Ein Lastenheft für ein Schienenfahrzeug enthält hunderte bis tausende Einzelanforderungen. Antrieb, Bremse, Brandschutz, Klimatisierung, Fahrgastinformation, Barrierefreiheit, Instandhaltung, jede Disziplin hat eigene Normen, eigene Nachweispflichten, eigene Fachsprache. Kein einzelner Ingenieur kann das alles bewerten. Also verteilt der Angebotsmanager die Anforderungen auf Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen und Disziplinen. Diesen Prozess nennt man Experten-Routing.

Was einfach klingt, ist in der Realität einer der größten Engpässe der Angebotsbearbeitung. Bereits 2014 berichtete ein Manager eines Bremssystemherstellers gegenüber CONTACT Software, dass sich die Zahl der zu kommentierenden Anforderungen in den zehn Jahren zuvor mindestens verzehnfacht hatte. Das Volumen der Ausschreibungsdokumente war im gleichen Zeitraum von einer CD auf eine DVD angewachsen. Seitdem ist das Volumen weiter gestiegen; die Zahl der beteiligten Fachexperten ebenfalls.

Die Zahlen sind branchenübergreifend ähnlich: Laut dem Loopio 2025 RFP Response Trends Report (1.500+ Unternehmen, alle Branchen) nennen 48 % der Proposal-Teams die Zusammenarbeit mit Fachexperten als ihre größte Herausforderung, und das im fünften Jahr in Folge. In der Bahnindustrie, wo typischerweise 10 bis 30 Subsystem-Teams parallel arbeiten, liegt die tatsächliche Koordinationslast vermutlich noch höher.

Warum Experten-Routing entscheidend ist

Die Qualität eines Angebots hängt direkt davon ab, ob jede Anforderung vom richtigen Fachexperten bewertet wird. Ein Brandschutzingenieur kann eine Anforderung zur EN 45545 kompetent klassifizieren, eine Anforderung zur ETCS-Kompatibilität nicht. Umgekehrt kann ein Signaltechniker keine Aussage zur Strukturfestigkeit nach EN 12663 treffen. Der INCOSE Requirements Working Group definiert Anforderungsallokation, die Zuordnung von Anforderungen zu verantwortlichen Systemelementen und Personen, als eine der Kernaktivitäten des Requirements Managements, gleichrangig mit Traceability und Verifikation.

Fehler beim Routing haben direkte Konsequenzen:

• Falsche Klassifizierung: Ein Nicht-Experte stuft eine Anforderung als „OK" ein, die tatsächlich nur unter Bedingungen erfüllbar ist (OKB). Im Projekt wird daraus ein Change Request.
• Verzögerungen: Eine Anforderung landet beim falschen Fachbereich, wird weitergeleitet, liegt dort erneut in der Warteschlange. Tage gehen verloren. Laut Loopio geben 33 % der Teams an, dass schnellere Fachexperten-Antworten ihr wichtigstes Mittel wären, um mehr Ausschreibungen zu gewinnen.
• Doppelarbeit: Ohne klare Zuständigkeit bearbeiten zwei Abteilungen dieselbe Anforderung unabhängig voneinander, mit möglicherweise widersprüchlichen Ergebnissen.
• Lücken: Eine Anforderung wird keinem Experten zugewiesen und bleibt unbearbeitet. Im schlimmsten Fall fehlt die Antwort im Pflichtenheft.

Quelle: CONTACT Software: Bummelzug zum Anforderungsmanagement

Die LH-Struktur und EN 15380: Wie Lastenhefte organisiert sind

In der Bahnindustrie werden Lastenhefte typischerweise in thematische Abschnitte gegliedert, die verschiedene Subsysteme und Gewerke abdecken. Eine verbreitete Gliederung verwendet die sogenannten LH-Kategorien (LH1 bis LH8), die der VDB-Leitfaden Anforderungsmanagement als Strukturierungshilfe beschreibt.

Parallel dazu definiert die Normenreihe EN 15380 ein standardisiertes Klassifikationssystem für Schienenfahrzeuge. Teil 2 (Product Groups) gliedert ein Fahrzeug in benannte Produktgruppen, Teil 4 (Function Groups) ordnet Funktionen wie Antrieb, Bremse oder Türsteuerung zu, und Teil 5 (System Breakdown Structure) definiert die hierarchische Zerlegung in Haupt- und Subsysteme. Für das Experten-Routing ist EN 15380 deshalb relevant, weil sie eine stabile, herstellerunabhängige Taxonomie liefert: Wenn jede Anforderung einem EN-15380-Subsystem zugeordnet ist, lässt sich die Routing-Entscheidung automatisieren oder zumindest standardisieren.

Typisches Anforderungsvolumen pro LH-Kategorie (relative Darstellung, variiert je nach Projekt und Besteller).

Die LH-Gliederung bildet die natürliche Grundlage für das Experten-Routing: LH3-Anforderungen gehen an die Antriebstechnik, LH6 an den Innenausbau, LH7 an die IT-Abteilung. So eindeutig, wie die Struktur suggeriert, ist die Zuordnung allerdings selten.

Der Routing-Workflow in der Praxis

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen mit Excel, einem ALM-System oder einer spezialisierten Plattform arbeitet, folgt der Routing-Prozess einem ähnlichen Muster:

RACI und Skill-Matrizen: Routing systematisieren

Bei großen Lastenheften reicht es nicht, Anforderungen ad hoc zuzuweisen. Unternehmen, die den Prozess systematisiert haben, arbeiten mit zwei Instrumenten:

RACI-Matrix für das Routing: Für jede LH-Kategorie (oder jedes EN-15380-Subsystem) wird festgelegt, wer Responsible, Accountable, Consulted und Informed ist. Der Antriebsingenieur ist beispielsweise Responsible für LH3-Anforderungen und Consulted bei LH4-Anforderungen mit Antriebsschnittstelle. Die RACI-Matrix verhindert, dass Querschnittsanforderungen in der Zuordnung verloren gehen, weil die Beratungsrolle (Consulted) explizit dokumentiert ist.

Skill-Matrix pro Projekt: Eine Zuordnungstabelle, die für jeden verfügbaren Fachexperten dokumentiert, welche Normen, Subsysteme und Technologien er abdecken kann. Wenn ein Lastenheft erstmals Anforderungen zu Wasserstoffantrieben enthält, zeigt die Skill-Matrix sofort, ob das Know-how intern vorhanden ist oder extern beschafft werden muss. Die meisten Unternehmen bauen ihre Skill-Matrix aus früheren Projekten auf und aktualisieren sie projektweise.

Wo Reibungsverluste entstehen

Auf dem Papier klingt dieser Workflow geradlinig. Die Realität sieht anders aus.

1. Das Verteilungsproblem

Bei einem Lastenheft mit 1.500 Anforderungen kann die initiale Zuordnung allein mehrere Arbeitstage dauern, wenn sie manuell erfolgt. Der Angebotsmanager muss jede Anforderung lesen, verstehen und dem richtigen Experten zuweisen. Bei Querschnittsanforderungen ist die Entscheidung nicht trivial, insbesondere, wenn der Angebotsmanager nicht jede Fachdisziplin gleich gut kennt. In der Technologiebranche berichten laut Loopio sogar 57 % der Teams von Schwierigkeiten bei der Fachexperten-Koordination, der höchste Wert aller Branchen.

2. Expertenverfügbarkeit

Fachexperten in der Bahnindustrie sind keine dedizierten Angebotsmitarbeiter. Sie arbeiten parallel an laufenden Projekten, Entwicklungsaufgaben und anderen Ausschreibungen. Wenn ein Brandschutzexperte für zwei Wochen in einem Zulassungsprojekt gebunden ist, stehen seine Anforderungen still, unabhängig davon, welches Routing-System das Unternehmen nutzt. Alstom koordiniert laut eigener Zulieferer-Seite rund 19.000 Lieferanten in 77 Ländern. Jeder dieser Zulieferer hat eigene Kapazitätsengpässe, die sich auf die Antwortzeiten des OEM auswirken.

3. Fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstand

In dokumentenbasierten Workflows (Excel, Word per E-Mail) hat der Angebotsmanager keinen Echtzeitüberblick darüber, welche Anforderungen bereits bearbeitet sind, welche noch offen stehen und wo Engpässe entstehen. Statusabfragen per E-Mail oder in Meetings kosten Zeit und liefern oft ungenaue Ergebnisse. Laut Loopio geben 39 % der Teams an, Schwierigkeiten beim Finden aktueller, präziser Antworten auf technische Fragen zu haben. In der Bahnindustrie, wo Anforderungen häufig normative Quellen referenzieren, die sich zwischen Revisionen ändern, ist dieses Problem besonders ausgeprägt.

4. Konsistenzprobleme

Wenn 20 Experten unabhängig voneinander Anforderungen bearbeiten, können Widersprüche entstehen: Abteilung A klassifiziert eine Schnittstelle als „OK", Abteilung B die korrespondierende Gegenanforderung als „OKB". Solche Inkonsistenzen fallen oft erst in der späten Konsolidierungsphase auf, wenn die Zeit für Korrekturen knapp ist. Der EuroSpec-Standard für Requirements Management adressiert dieses Problem durch seine sechs Kernbereiche (Anforderungsmerkmale, Syntax, Attribute, Rückverfolgbarkeit, Validierung/Verifikation, Datenaustausch), aber die Einhaltung dieser Standards setzt voraus, dass alle beteiligten Experten im gleichen System arbeiten.

Organisationsmodelle für das Routing

Wie Unternehmen das Experten-Routing organisieren, hängt von ihrer Größe, ihrer Aufbauorganisation und dem Grad der Werkzeugunterstützung ab. Drei Modelle sind in der Praxis verbreitet:

Die meisten Unternehmen verwenden ein Hybridmodell: Der Angebotsmanager macht die grobe Vorverteilung auf Subsystem-Ebene (basierend auf LH-Kategorien oder EN-15380-Zuordnung), die Subsystem-Verantwortlichen verteilen innerhalb ihres Bereichs fein. Querschnittsanforderungen werden durch den Angebotsmanager identifiziert und mehrfach zugewiesen. Bei großen Konsortialausschreibungen, wie dem EUR 15 Milliarden-Vertrag für die Berliner S-Bahn (DB, Siemens, Stadler), werden Anforderungen zusätzlich zwischen den Konsortialpartnern aufgeteilt, was eine weitere Routing-Ebene einfügt.

Rückverfolgbarkeit: Was EN 50126 und ISO 22163 fordern

Experten-Routing ist auch eine regulatorische Anforderung. Die CENELEC EN 50126 definiert den RAMS-Lebenszyklus (Reliability, Availability, Maintainability, Safety) und fordert im Rahmen des V-Modells eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Jede Anforderung muss einer Verifizierungsaktivität, einem Verantwortlichen und einem Nachweis zugeordnet werden können. Die Spezifikation und Allokation von Systemanforderungen ist eine eigene Phase im V-Modell-Lebenszyklus, mit definierten Rollen pro Lebenszyklusphase. Wer welche Anforderung bewertet hat, gehört zum Sicherheitsnachweis, nicht zur Kür.

Die ISO 22163:2023 (IRIS Rev. 04) fordert in ihren Abschnitten zu Design und Entwicklung Rückverfolgbarkeit von Kundenanforderungen bis zum Designnachweis. IRIS geht über ISO 9001 hinaus und ergänzt bahnspezifische Anforderungen an Projektmanagement, First Article Inspection (FAI), RAMS-Nachweise und Lebenszykluskosten. Die Norm gilt für die gesamte Lieferkette: vom Entwicklungsunternehmen über den Hersteller und Zulieferer bis zum Instandhaltungsbetrieb. Im Angebotskontext bedeutet das: Die Zuordnung von Anforderungen zu Fachexperten und deren Bewertungen muss nachvollziehbar dokumentiert sein, nicht nur für das eigene Projektteam, sondern auch für externe Auditoren und die IRIS-Zertifizierungsstelle.

Werkzeuge für das Experten-Routing

Die Werkzeuge reichen von Excel-Tabellen bis zu ALM-Systemen. Was ein Unternehmen einsetzt, bestimmt, wie gut Routing, Statustracking und Rückverfolgbarkeit im Alltag funktionieren.

Excel mit Zuweisungsspalten

Der einfachste Ansatz: Jede Anforderungszeile erhält eine Spalte „Zuständig", in der der Name des Fachexperten eingetragen wird. Filteransichten pro Experte ermöglichen eine rudimentäre Arbeitsverteilung. Nachteile: keine Benachrichtigungen, kein Statustracking, keine Parallelbearbeitung (die berüchtigte „Wer hat die aktuelle Version?"-Frage). Der CONTACT-Software-Artikel beschrieb 2014, dass selbst Deutsche Bahn erst „kürzlich" ein datenbankgestütztes Requirements-Management-System eingeführt hatte.

IBM DOORS / DOORS Next

Das marktführende Requirements-Management-System in der Bahn- und Luftfahrtindustrie. DOORS bietet regelbasierte Zuweisungen, Traceability und Change-Impact-Analysen. Ein konkretes Beispiel: Rail Projects Victoria (Melbourne) wählte DOORS Next als SaaS-Lösung für das AUD 11 Milliarden Metro Tunnel Project. Das System schuf eine zentrale, kollaborative Umgebung, in der Anforderungen über mehrere interne und externe Stakeholder hinweg in Echtzeit verwaltet werden konnten. Besonders relevant für das Routing: Die Integration von Hazard Logs und Interface Registern stellte sicher, dass Kontrollen und Anforderungen den richtigen Parteien korrekt zugeordnet waren. RPV wendet das gewonnene Know-how inzwischen auch auf weitere Projekte an, darunter Regional Rail Revival und Melbourne Airport Rail.

Siemens Polarion

Polarion ist die Siemens-Alternative mit gleichem Funktionsumfang. Hitachi Rail hat Polarion in seine Projektworkflows integriert, um Excel und Word als Anforderungsträger abzulösen. Seit 2025 bietet Polarion auch KI-gestützte Funktionen für die automatische Anforderungsextraktion aus Ausschreibungsdokumenten. Die KI analysiert Anforderungsobjekte nach Domäne und weist auf Basis der erkannten Domänen Verantwortlichkeiten den zuständigen Abteilungen zu, laut Siemens mit einer Reduktion des manuellen Aufwands um bis zu 70 %.

Spezialisierte Plattformen

Neben den großen ALM-Systemen entstehen zunehmend spezialisierte Plattformen, die sich auf den Angebotsprozess fokussieren. Tendric etwa setzt auf regelbasiertes Routing mit niedrigerer Einstiegshürde als DOORS oder Polarion, aber gezielter Unterstützung für Routing, Klassifizierung und Pflichtenheft-Export. Branchenübergreifende Daten zeigen, dass Teams mit strukturierter Content-Library eine Wiederverwendungsrate von 66 % erreichen und fast doppelt so wahrscheinlich hohe Gewinnraten erzielen. Spezialisierte Plattformen setzen dort an, wo Excel nicht mehr skaliert, aber ein ausgewachsenes ALM-System überdimensioniert wäre.

Kann KI das Routing automatisieren?

Die automatische Zuordnung von Anforderungen zu Fachexperten ist ein naheliegender Anwendungsfall für KI-basierte Systeme. Der Grundgedanke: Wenn ein System aus tausenden historisch zugeordneten Anforderungen lernt, welche Formulierungen und Themen zu welcher Fachabteilung gehören, kann es bei neuen Lastenheften eine Erstzuordnung vorschlagen.

Für klar zuordenbare Anforderungen funktioniert das gut: eine Anforderung, die „EN 45545" oder „Brandschutzklasse" enthält, wird zuverlässig dem Brandschutzteam zugewiesen. Moderne Systeme wie Polarion mit KI-Layer gehen darüber hinaus: Sie verstehen die Semantik von Anforderungen (nicht nur Keyword-Matching), gleichen neue Anforderungen mit bestehenden ab und erkennen Änderungen zwischen Revisionen automatisch. Bei Querschnittsanforderungen oder neuartigen Formulierungen (z. B. Wasserstoffantrieb, FRMCS als Nachfolger von GSM-R) sinkt die Trefferquote allerdings deutlich.

Laut Loopio nutzen branchenübergreifend bereits 68 % der Proposal-Teams generative KI, eine Verdopplung gegenüber 34 % im Jahr 2023. 70 % derjenigen, die KI nutzen, tun das mindestens wöchentlich. In der Bahnindustrie steht dieser Wandel noch am Anfang, aber die ersten integrierten Lösungen (Polarion AI, DRIM, Tendric) zeigen, wohin die Reise geht.

Fallbeispiel: Melbourne Metro Tunnel Project

Das Melbourne Metro Tunnel Project ist eines der größten Infrastrukturprojekte Australiens: ein neuer unterirdischer Bahnkorridor für über 500.000 zusätzliche Fahrgäste pro Woche, mit einem Volumen von AUD 11 Milliarden. Rail Projects Victoria (RPV) stand vor der Aufgabe, tausende Anforderungen über multiple Arbeitspakete und hunderte beteiligte Ingenieure verschiedener Organisationen zu koordinieren.

RPV entschied sich für IBM Engineering Requirements Management DOORS Next als SaaS-Lösung. Das Ergebnis: eine zentrale, sicherheitsgestützte Kollaborationsumgebung als „Single Source of Truth", in der Anforderungen in Echtzeit verwaltet und selektiv mit jeder Organisation geteilt werden konnten, abgestimmt auf deren funktionale Bereiche im Projekt. Die Integration von Hazard Logs und Interface Registern stellte sicher, dass Anforderungen den richtigen Parteien korrekt zugeordnet waren.

RPV entwickelt auf Basis dieser Erfahrungen nun ein standardisiertes Requirements-Management-Framework, das auf weitere Projekte (Regional Rail Revival, Melbourne Airport Rail) übertragen werden soll.

Fazit

Experten-Routing ist der unsichtbare Engpass der Angebotsbearbeitung in der Bahnindustrie. Die Herausforderung liegt nicht in der Technik allein, sondern in der Kombination aus Volumen (hunderte bis tausende Anforderungen), Komplexität (dutzende Fachdisziplinen, Normen von TSI über CENELEC bis ISO 22163) und Zeitdruck (Abgabefristen von wenigen Wochen).

Ein gutes Routing-System, ob tabellenbasiert oder werkzeuggestützt, muss vier Dinge leisten: schnelle Erstverteilung basierend auf einer stabilen Taxonomie (LH-Kategorien, EN 15380), transparentes Statustracking in Echtzeit, nachvollziehbare Dokumentation für die EN-50126-Rückverfolgbarkeit und Workload-Balancing über alle beteiligten Experten.

IBM DOORS und Siemens Polarion decken den Enterprise-Bereich ab, spezialisierte Plattformen wie Tendric den Mittelstand, KI-gestützte Lösungen die Erstallokation. Aber entscheidender als die Werkzeugwahl ist die Disziplin dahinter: RACI-Matrizen, Skill-Zuordnungen, konsequente Nachverfolgung. Denn das größte Risiko ist nicht das falsche Werkzeug, sondern Anforderungen, die keinem Experten zugewiesen sind oder deren Bearbeitungsstand niemand kennt.